Mikä pysäköintiohje on ja miksi sellainen tarvitaan
Se on asiakirja, joka määrittelee yrityksen pysäköintialueen säännöt: kenellä on oikeus paikkaan, miten paikat jaetaan ja mitä niitä käyttäviltä odotetaan. Kun sellaista ei ole, säännöt ovat yhden ihmisen päässä tai hajallaan viesteissä, ja jokainen tapaus ratkaistaan poikkeuksilla.
Kirjallisena se tuo kolme asiaa:
- Näkyvä oikeudenmukaisuus. Kaikki tietävät, miksi yhdellä on kiinteä paikka ja toisen täytyy varata.
- Vähemmän erotuomarina toimimista. Pysäköintiä hoitava soveltaa sääntöä, ei mielipidettä.
- Pohja muutoksille. Jos hybridityö tai sähköauton latauspisteet muuttavat kysyntää, muokkaatte asiakirjaa sen sijaan, että aloittaisitte alusta.
Sen ei tarvitse olla pitkä. Selkeä sivu luetaan ja sitä noudatetaan; kymmensivuista sääntökirjaa ei.
Mitä sen tulee sisältää: päätettävät asiat
| Mitä päätetään | Yleisiä vaihtoehtoja |
|---|---|
| Kuka saa pysäköidä | Kaikki työntekijät, vain autolla tulevat, joiden rekisterinumero on ilmoitettu, urakoitsijat ja vieraat, joilla on varaus. |
| Miten paikat osoitetaan | Kiinteät paikat tarpeen mukaan, päivävaraus, ensin tullut, ensin palveltu tai sekamalli. |
| Miten varataan | Kuinka monta päivää etukäteen, mihin kellonaikaan asti voi perua ja kuinka monta päivää henkilöä kohden. |
| Käyttösäännöt | Pysäköi vain osoitetulle tai varatulle paikalle, aukioloajat ja käyttö työpäivän ulkopuolella. |
| Vieraat | Vieraille varatut paikat ja kuka niitä pyytää. |
| Sähköauton latauspisteet | Aikavälivaraus, enimmäiskesto ja siirtoaika auton siirtämiseen. |
| Erityispaikat | Liikuntarajoitteiset, huoltoajoneuvot ja mahdollinen dokumentoitu etusija. |
| Ongelmat | Kanava vikojen, väärinkäytösten tai vahinkojen ilmoittamiseen ja vastuuhenkilö. |
| Rikkomukset | Varoitus, muistutus ja toistuessaan varausoikeuden väliaikainen keskeyttäminen. |
| Tarkistus | Kuuden kuukauden välein tai kun käyttöaste muuttuu selvästi. |
Jakoperusteet: eniten keskustelua herättävä päätös
Lähes kaikki keskustelu koskee sitä, miten paikat jaetaan. Tapoja on kolme, eikä mikään niistä ole ainoa mahdollinen:
- Tarpeen mukaan. Kiinteä paikka niille, joilla ei ole kohtuullista vaihtoehtoa: liikuntarajoite, huoltoajoneuvot tai vuorot julkisen liikenteen aikataulun ulkopuolella. Tämä peruste on helpoin perustella.
- Varauksella. Jäljelle jäävät paikat varataan päiväkohtaisesti varausikkunan puitteissa. Se on reilua ja sopii hybridityöhön.
- Ensin tullut, ensin palveltu. Se toimii, kun paikkoja on enemmän kuin kysyntää. Jos pysäköintialue täyttyy, se aiheuttaa kiirettä ja aikaisia saapumisia.
Keskikokoisissa yrityksissä yleisin yhdistelmä on sekamalli: muutama kiinteä paikka selkein perustein ja loput päivävarauksella. Minkä tahansa valitsetkin, kirjaa perustelu ylös: selitetty sääntö hyväksytään helpommin.
Pysäköintiohjeen malli (kopioitavaksi ja mukautettavaksi)
Kopioi teksti, korvaa hakasulkeissa oleva omilla arvoillasi ja poista se, mitä et tarvitse:
Pysäköintialueen käyttöohje — [Yrityksen nimi]
- Tarkoitus. Säännellä [toimipisteen] pysäköintialueen käyttöä, jotta paikat jaetaan reilusti ja avoimesti.
- Ketkä saavat käyttää. Työntekijät, jotka sitä pyytävät ja joiden [ajoneuvo on rekisteröity]. Vieraat vain isäntänsä tekemällä ennakkovarauksella.
- Osoitus. Kiinteät paikat [liikuntarajoitteisille, huoltoajoneuvoille…]. Kaikki muut paikat varataan päiväkohtaisesti.
- Varaukset. Ne voi tehdä enintään [3] päivää etukäteen ja perua [klo 8.00 samana päivänä] asti. Kun paikkoja on vähän, raja on [X] päivää henkilöä kohden viikossa.
- Paikan käyttö. Pysäköi vain osoitetulle tai varatulle paikalle ja [aikojen] sisällä. Älä jätä ajoneuvoa paikalle [kellonajan] jälkeen ilmoittamatta siitä.
- Sähköauton latauspisteet. Ne varataan [1 tai 2] tunnin aikaväleinä. Latauksen päätyttyä ajoneuvo siirretään viimeistään [15] minuutissa.
- Ongelmat. Viat, väärinkäytökset tai vahingot ilmoitetaan [kanavaan tai vastuuhenkilölle].
- Tiedot. Rekisterinumeroita käytetään vain pysäköintialueen hallintaan. [Kerro, kuka niitä näkee ja kuinka kauan niitä säilytetään].
- Rikkomukset. Ensimmäinen varoitus, kirjallinen muistutus ja toistuessaan varausoikeuden väliaikainen keskeyttäminen [X] viikoksi.
- Tarkistus. Tämä ohje tarkistetaan [kuuden] kuukauden välein ja kun käyttöaste muuttuu selvästi.
Ennen hyväksymistä keskustelkaa siitä henkilöstöhallinnon ja tarvittaessa henkilöstön edustajien kanssa, erityisesti rikkomuksia koskevasta kohdasta.
Miten viestit siitä, jotta sitä noudatetaan
- Julkaise se paikassa, jossa ihmiset sen näkevät: intranetissä, pysäköintialueen ilmoitustaululla ja varaustyökalussa. Sähköposti, joka hukkuu, ei riitä.
- Kerro kiinteiden paikkojen perusteiden syy, älä vain sitä, mitä on päätetty.
- Nimeä vastuuhenkilö ja kanava kysymyksille ja ongelmille.
- Aloita muutaman viikon kokeilujaksolla ja säädä sääntöjä tapahtuneen mukaan.
- Mittaa todellista käyttöastetta kuukausittain. Tiedot ratkaisevat enemmän riitoja kuin mielipiteet.
- Tarkista ohje säännöllisesti ja viesti muutoksista.
Yleisiä virheitä ohjetta laadittaessa
- Liian pitkä ohje. Jos kukaan ei lue sitä, kukaan ei noudata sitä.
- Perusteiden selittämättä jättäminen. Kiinteä paikka ilman tiedossa olevaa syytä synnyttää kaunaa.
- Sen päättämättä jättäminen, mitä tapahtuu sääntöjen rikkomisesta. Seuraamukseton sääntö muuttuu suositukseksi.
- Sähköauton latauspisteiden huomiotta jättäminen. Ne aiheuttavat eniten ristiriitoja, jos ne jätetään ensin tullut, ensin palveltu -periaatteelle.
- Tietosuojan unohtaminen. Rekisterinumerot ovat henkilötietoja: kerro, mihin niitä käytetään, ja rajaa, kuka niihin pääsee käsiksi.
- Ohjeen kirjoittaminen kerran ja sen tarkistamatta jättäminen. Hybridityö ja henkilöstömuutokset muuttavat kysyntää.
Näin otat sen käyttöön LoomiSpotilla
LoomiSpot on toimiston pysäköinninhallintaohjelmisto. Näin se kattaa ohjeen:
- Kiinteät paikat ja varaus: osoitat paikan henkilölle tiettyinä päivinä, ja loput ensin tullut, ensin palveltu.
- Varausikkuna: päätät, kuinka monta päivää etukäteen voi varata.
- Sähköauton latauspisteet aikaväleinä, joilla on alkamisaika ja kesto.
- Kuukausikalenteri (lämpökartta), joka näyttää, montako paikkaa on varattu ja montako vapaana joka päivä, jolloin voitte mitata todellista käyttöastetta.
- Ongelmien ilmoittaminen sovelluksessa: ongelman huomannut ilmoittaa siitä ja seuraa sen tilaa.
- Useita toimistoja, joilla kullakin on omat paikkansa ja oma viikkoaikataulunsa, sekä Web, iOS ja Android samalla käyttöliittymällä ylläpitäjille ja työntekijöille.
Ilmainen paketti sallii enintään 10 paikkaa ja 15 käyttäjää. LoomiSpot soveltaa varaussääntöjä; rikkomuksen seuraamukset ja ohjeen hyväksyminen ovat yrityksenne päätettävissä.
Usein kysytyt kysymykset
Onko yrityksellä pakko olla pysäköintiohje?
Yleensä mikään sääntö ei sitä vaadi, mutta kirjallinen ohje ehkäisee riitoja ja helpottaa selittämistä, miksi kullakin on tai ei ole paikkaa. Jos ohje vaikuttaa työehtoihin, sitä kannattaa käsitellä henkilöstöhallinnon tai työoikeudellisen neuvonantajan kanssa.
Millä perusteilla pysäköintipaikat voi osoittaa?
Yleisimmät ovat tarve (liikuntarajoite, huoltoajoneuvot, ei vaihtoehtoista kulkutapaa), päivävaraus varausikkunalla sekä ensin tullut, ensin palveltu. Keskikokoisissa yrityksissä tavallisin tapa on yhdistää muutama tarpeeseen perustuva kiinteä paikka ja päivävaraus muille.
Miten vieraiden paikat hoidetaan?
Muutama tietty paikka varataan vieraille ja asiakkaille, ja niitä pyydetään isännän kautta. Näin työntekijät eivät vie niitä, eivätkä vieraat saavu pysäköintialueelle ilman paikkaa.
Mitä tehdä, jos joku rikkoo pysäköintisääntöjä?
Tavallista on ensimmäinen varoitus, kirjallinen muistutus ja toistuessaan varausoikeuden väliaikainen keskeyttäminen muutamaksi viikoksi. Määrittele seuraamukset ohjeessa ja keskustele niistä henkilöstöhallinnon kanssa ennen niiden soveltamista.
Kuinka usein pysäköintiohje pitäisi tarkistaa?
Suuntaa antavasti kuuden kuukauden välein ja aina, kun käyttöaste muuttuu selvästi, esimerkiksi uuden hybridityömallin, työntekijöiden määrän kasvun tai sähköauton latauspisteiden käyttöönoton vuoksi.
Saako työntekijöiden rekisterinumerot kirjata?
Kyllä, mutta rekisterinumerot ovat henkilötietoja. Käytä tietoja vain pysäköintialueen hallintaan, kerro, mihin niitä käytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään, ja rajaa, kuka niitä voi nähdä.