Full de càlcul o programari per gestionar l’aparcament de la teva empresa: quan val la pena canviar

Quan n’hi ha prou amb un full de càlcul

Excel és una bona opció si gairebé totes aquestes condicions es compleixen:

• Poques places: com a referència, menys de 10 o 15 aproximadament.
• Una plaça fixa per persona, sense reserva diària. El full és una llista de qui té què.
• Pocs canvis: les assignacions només es toquen unes quantes vegades l’any.
• Una sola oficina i una sola persona que manté el fitxer.
• Més places que persones que les necessiten, de manera que els conflictes gairebé mai no passen.

En aquest escenari, configurar una eina nova dona més feina que mantenir el full. No canviïs només per canviar.

On es queda curt un full de càlcul

Els problemes apareixen quan l’aparcament deixa de ser una llista fixa i passa a ser un recurs que es reparteix cada dia:

• Les dobles reserves. Si dues persones escriuen el seu nom a la mateixa plaça alhora, ningú se n’adona fins que arriben totes dues. Google Sheets redueix el risc de versions creuades, però no evita el conflicte.
• No allibera places. Una plaça amb un nom al costat que ningú fa servir continua ocupada al full fins que algú l’esborra.
• No fa complir les normes. Res no impedeix reservar amb un mes d’antelació, quedar-se tota la setmana o saltar-se l’ordre de prioritat.
• És incòmode des del mòbil. Reservar una plaça abans de sortir de casa vol dir obrir un fitxer i trobar la cel·la.
• No hi ha una vista clara. Respondre a «demà hi ha lloc?» vol dir llegir el full o preguntar-ho a qui el manté.
• No genera dades. Sense un historial d’ocupació no saps quin és el teu dia de màxima afluència ni si necessites més places.
• Depèn d’una sola persona. Si se’n va de vacances, el sistema s’atura.

Una plantilla per començar amb un full de càlcul

Si faràs servir un full de càlcul, com a mínim fes-lo clar. Una estructura senzilla, una pestanya per setmana:

Alguns consells per mantenir-ho sota control:

• Una sola persona responsable i ningú més amb permís d’edició. Tots els altres tenen accés només de lectura.
• Un codi de colors senzill: lliure, reservada, fixa, bloquejada.
• Una pestanya de normes amb les normes d’ús a la vista.
• Desa cada setmana en lloc de sobreescriure-la, així conserves un historial d’ocupació.

El cost real d’Excel: el teu temps

Un full de càlcul no costa res, però el temps de qui el manté sí. Un exemple amb xifres que pots substituir per les teves: si algú dedica 2 hores a la setmana a actualitzar reserves, resoldre conflictes i respondre missatges, són unes 96 hores l’any (en 48 setmanes). Amb un cost intern de 25 € l’hora, són 2.400 € l’any de feina que no és la seva feina de debò.

A això s’hi afegeix el que és difícil de mesurar: les interrupcions, les discussions per una plaça i la frustració de qui dona voltes a l’aparcament buscant lloc. Compara aquest cost amb el preu d’una eina abans de decidir. Algunes, com LoomiSpot, tenen un pla gratuït per a aparcaments petits.

7 senyals que és hora de canviar

1. Hi ha més persones que places els dies de màxima afluència.
2. Ja hi ha hagut dobles reserves o dos cotxes a la mateixa plaça.
3. Qui manté el full hi dedica més d’una hora a la setmana.
4. La gent envia missatges per preguntar si hi ha lloc, en lloc de comprovar-ho ells mateixos.
5. Tens diverses oficines o plantes i un full per a cadascuna.
6. Vols compartir els punts de recàrrega per franja horària, cosa que un full de càlcul gestiona malament.
7. Necessites dades d’ocupació per decidir quantes places necessites de debò.

Amb dos o tres d’aquests senyals, ja val la pena provar una eina. Amb cinc o més, estàs pagant el cost de no fer-ho.

Com passar del full al programari sense maldecaps

1. Exporta la llista de places, tipus i titulars fixos del full actual.
2. Defineix les normes abans de configurar res: finestra de reserva, cancel·lació i prioritats.
3. Fes una prova pilot de dues setmanes amb un equip o una oficina.
4. Anuncia el canvi i deixa el full només de lectura perquè no hi hagi dues fonts de veritat.
5. Revisa l’ocupació al cap d’un mes i ajusta les normes amb dades reals.

Com fer-ho amb LoomiSpot

LoomiSpot és un programari de gestió d’aparcament d’oficina. Això és el que substitueix d’un full de càlcul:

• Les places i el seu mapa: dibuixes cada planta amb l’editor visual i marques les places elèctriques, accessibles o a l’aire lliure.
• Les assignacions: una plaça a una persona uns dies concrets, o per ordre d’arribada.
• La finestra de reserva: tu decideixes amb quants dies d’antelació es pot reservar.
• La vista d’ocupació: un mapa de calor al calendari mensual mostra quantes places hi ha reservades i quantes de lliures cada dia.
• Diverses oficines, cadascuna amb les seves places i el seu horari setmanal.
• Punts de recàrrega per franja horària, amb una hora d’inici i una durada.
• Notificació d’incidències des de l’app: qui detecta un problema el notifica i en segueix l’estat.
• Web, iOS i Android, amb la mateixa interfície per a admins i persones empleades.

El pla gratuït permet fins a 10 places i 15 usuaris, de manera que pots fer la prova pilot sense cost.