Arkusz kalkulacyjny czy oprogramowanie do zarządzania parkingiem firmowym: kiedy warto zmienić

Kiedy wystarczy arkusz kalkulacyjny

Excel to dobre rozwiązanie, jeśli spełnione są prawie wszystkie z tych warunków:

• Mało miejsc: orientacyjnie mniej niż około 10 lub 15.
• Stałe miejsce dla każdej osoby, bez rezerwacji dziennej. Arkusz jest listą tego, kto ma które miejsce.
• Mało zmian: przydziały zmienia się tylko kilka razy w roku.
• Jedna lokalizacja i jedna osoba, która prowadzi plik.
• Więcej miejsc niż osób, które ich potrzebują, więc konflikty prawie się nie zdarzają.

W takiej sytuacji wdrożenie nowego narzędzia to więcej pracy niż prowadzenie arkusza. Nie zmieniaj niczego tylko po to, żeby zmienić.

Gdzie arkusz zawodzi

Problemy zaczynają się, gdy parking przestaje być stałą listą, a staje się zasobem dzielonym każdego dnia:

• Podwójne rezerwacje. Jeśli dwie osoby wpiszą swoje nazwisko przy tym samym miejscu w tym samym czasie, nikt tego nie zauważy, dopóki obie nie przyjadą. Google Sheets zmniejsza ryzyko rozjechanych wersji, ale nie zapobiega konfliktowi.
• Nie zwalnia miejsc. Miejsce z wpisanym nazwiskiem, z którego nikt nie korzysta, pozostaje w arkuszu zajęte, dopóki ktoś go nie usunie.
• Nie egzekwuje zasad. Nic nie powstrzyma nikogo przed rezerwacją z miesięcznym wyprzedzeniem, zajęciem całego tygodnia czy ominięciem kolejności priorytetów.
• Jest niewygodny na telefonie. Zarezerwowanie miejsca przed wyjściem z domu wymaga otwarcia pliku i odnalezienia komórki.
• Brakuje czytelnego podglądu. Odpowiedź na pytanie „czy jutro jest wolne miejsce?” wymaga przeczytania arkusza albo zapytania osoby, która go prowadzi.
• Nie dostarcza danych. Bez historii obłożenia nie wiesz, który dzień jest szczytem ani czy potrzebujesz więcej miejsc.
• Zależy od jednej osoby. Gdy ta osoba jedzie na urlop, system przestaje działać.

Szablon arkusza na start

Jeśli zamierzasz używać arkusza, niech przynajmniej będzie czytelny. Prosta struktura, jedna karta na tydzień:

Kilka wskazówek, jak zachować nad nim kontrolę:

• Jedna osoba odpowiedzialna i nikt inny z uprawnieniami do edycji. Pozostali mają dostęp tylko do odczytu.
• Prosty kod kolorów: wolne, zarezerwowane, stałe, zablokowane.
• Karta z zasadami, na której reguły korzystania są na widoku.
• Zapisuj każdy tydzień zamiast go nadpisywać, żeby zachować historię obłożenia.

Rzeczywisty koszt Excela: twój czas

Arkusz nic nie kosztuje, ale czas osoby, która go prowadzi, kosztuje. Przykład z liczbami, które możesz zastąpić własnymi: jeśli ktoś poświęca 2 godziny tygodniowo na aktualizowanie rezerwacji, rozwiązywanie konfliktów i odpowiadanie na wiadomości, to około 96 godzin rocznie (przy 48 tygodniach). Przy koszcie wewnętrznym 25 € za godzinę daje to 2 400 € rocznie pracy spoza głównych obowiązków tej osoby.

Do tego dochodzi to, czego trudno zmierzyć: przerwy w pracy, spory o miejsce i frustracja osób krążących po parkingu w poszukiwaniu miejsca. Zanim zdecydujesz, porównaj ten koszt z ceną narzędzia. Niektóre, jak LoomiSpot, mają plan darmowy dla małych parkingów.

7 sygnałów, że czas na zmianę

1. W dni szczytu jest więcej osób niż miejsc.
2. Zdarzyły się już podwójne rezerwacje albo dwa auta na jednym miejscu.
3. Osoba prowadząca arkusz poświęca na to ponad godzinę tygodniowo.
4. Ludzie piszą z pytaniem, czy jest miejsce, zamiast sprawdzić to sami.
5. Masz kilka lokalizacji lub pięter i osobny arkusz dla każdego.
6. Chcesz dzielić stacje ładowania EV w przedziałach czasowych, z czym arkusz sobie słabo radzi.
7. Potrzebujesz danych o obłożeniu, żeby zdecydować, ilu miejsc naprawdę potrzebujesz.

Przy dwóch lub trzech z tych sygnałów warto już wypróbować narzędzie. Przy pięciu lub więcej płacisz koszt tego, że tego nie robisz.

Jak przejść z arkusza na oprogramowanie bez bólu

1. Wyeksportuj listę miejsc, typów i stałych właścicieli z obecnego arkusza.
2. Określ zasady zanim cokolwiek skonfigurujesz: okno rezerwacji, anulowanie i priorytety.
3. Przeprowadź pilotaż trwający dwa tygodnie z jednym zespołem lub jedną lokalizacją.
4. Ogłoś zmianę i zostaw arkusz tylko do odczytu, żeby nie było dwóch źródeł prawdy.
5. Sprawdź obłożenie po miesiącu i dostosuj zasady na podstawie rzeczywistych danych.

Jak to zrobić z LoomiSpot

LoomiSpot to oprogramowanie do zarządzania parkingiem biurowym. Oto, co zastępuje z arkusza:

• Miejsca i ich mapa: rysujesz każde piętro wizualnym edytorem i oznaczasz miejsca dla aut elektrycznych, dla osób z niepełnosprawnościami lub zewnętrzne.
• Przydziały: miejsce dla osoby w określone dni albo kto pierwszy, ten lepszy.
• Okno rezerwacji: sam decydujesz, na ile dni do przodu można rezerwować.
• Widok obłożenia: miesięczny kalendarz typu heatmapa pokazuje, ile miejsc jest zarezerwowanych, a ile wolnych każdego dnia.
• Wiele biur, każde z własnymi miejscami i tygodniowym harmonogramem.
• Stacje ładowania EV w przedziałach czasowych, z godziną rozpoczęcia i czasem trwania.
• Zgłaszanie problemów z poziomu aplikacji: kto zauważy problem, zgłasza go i śledzi jego status.
• Web, iOS i Android z tym samym interfejsem dla administratorów i pracowników.

Plan Darmowy obejmuje do 10 miejsc i 15 użytkowników, więc możesz przeprowadzić pilotaż bez żadnych kosztów.