Regneark eller programvare for å administrere bedriftsparkeringen: når lønner det seg å bytte

Når et regneark holder

Excel er et godt alternativ hvis nesten alle disse vilkårene stemmer:

• Få plasser: som en pekepinn færre enn omtrent 10 eller 15.
• En fast plass per person, uten daglig reservasjon. Regnearket er en liste over hvem som har hva.
• Få endringer: tildelingene berøres bare noen få ganger i året.
• Ett enkelt anlegg og én person som vedlikeholder filen.
• Flere plasser enn personer som trenger dem, slik at konflikter nesten aldri oppstår.

I den situasjonen er det mer arbeid å sette opp et nytt verktøy enn å vedlikeholde regnearket. Ikke bytt bare for byttets skyld.

Der et regneark kommer til kort

Problemene oppstår når parkeringen slutter å være en fast liste og blir en ressurs som fordeles hver dag:

• Dobbeltreservasjoner. Hvis to personer skriver navnet sitt på samme plass samtidig, merker ingen noe før begge kommer. Google Sheets reduserer risikoen for krysslagte versjoner, men hindrer ikke konflikten.
• Det frigjør ikke plasser. En plass med et navn som ingen bruker, forblir opptatt i regnearket til noen sletter det.
• Det håndhever ingen regler. Ingenting hindrer noen i å reservere en måned i forveien, ta hele uken eller hoppe over prioriteringsrekkefølgen.
• Det er tungvint på mobilen. Å reservere en plass før man drar hjemmefra betyr å åpne en fil og lete etter riktig celle.
• Det finnes ingen tydelig oversikt. For å svare på «er det plass i morgen?» må man lese regnearket eller spørre den som vedlikeholder det.
• Det gir ingen data. Uten en belegghistorikk vet dere ikke hvilken dag som er toppdagen eller om dere trenger flere plasser.
• Det henger på én person. Hvis den personen tar ferie, stopper systemet.

En startmal for et regneark

Hvis dere likevel skal bruke et regneark, gjør det i det minste oversiktlig. En enkel struktur, ett ark per uke:

Noen tips for å holde kontroll:

• Én ansvarlig person og ingen andre med redigeringstilgang. Alle andre får skrivebeskyttet tilgang.
• En enkel fargekode: ledig, reservert, fast, blokkert.
• Et ark med regler der bruksreglene er godt synlige.
• Lagre hver uke i stedet for å skrive over den, slik at dere får en belegghistorikk.

Excels reelle kostnad: din tid

Et regneark koster ingenting, men tiden til den som vedlikeholder det, gjør det. Et eksempel med tall du kan bytte ut med dine egne: hvis noen bruker 2 timer i uken på å oppdatere reservasjoner, løse konflikter og svare på meldinger, blir det omtrent 96 timer i året (over 48 uker). Med en intern kostnad på 25 euro i timen blir det 2 400 euro i året i arbeid som ikke er den personens egentlige jobb.

I tillegg kommer det som er vanskelig å måle: avbrudd, krangler om en plass og frustrasjonen til folk som kjører rundt på parkeringen og leter etter plass. Sammenlign den kostnaden med prisen på et verktøy før du bestemmer deg. Noen, som LoomiSpot, har en gratisplan for små parkeringsanlegg.

7 tegn på at det er på tide å bytte

1. Det er flere personer enn plasser på toppdager.
2. Det har allerede forekommet dobbeltreservasjoner eller to biler på samme plass.
3. Den som vedlikeholder regnearket, bruker mer enn en time i uken på å administrere det.
4. Folk sender melding for å spørre om det er plass, i stedet for å sjekke selv.
5. Dere har flere anlegg eller etasjer og ett regneark for hver.
6. Dere vil dele elbilladere i tidsluker, noe et regneark håndterer dårlig.
7. Dere trenger beleggsdata for å avgjøre hvor mange plasser dere egentlig trenger.

Med to eller tre av disse tegnene er det allerede verdt å prøve et verktøy. Med fem eller flere betaler dere allerede prisen for å la være.

Slik bytter du fra regneark til programvare uten bry

1. Eksporter listen din over plasser, typer og faste innehavere fra det nåværende regnearket.
2. Definer reglene før du konfigurerer noe: reservasjonsvindu, avbestilling og prioriteringer.
3. Kjør en pilot på to uker med ett team eller ett anlegg.
4. Kunngjør endringen og gjør regnearket skrivebeskyttet, slik at det ikke finnes to sannheter.
5. Gå gjennom belegget etter en måned og juster reglene med faktiske data.

Slik gjør du det med LoomiSpot

LoomiSpot er programvare for parkeringsadministrasjon på kontoret. Dette er hva den erstatter fra et regneark:

• Plassene og kartet over dem: du tegner hver etasje med den visuelle redigereren og merker elbilplasser, tilgjengelighetstilpassede plasser eller plasser utendørs.
• Tildelingene: en plass til en person bestemte dager, eller førstemann til mølla.
• Reservasjonsvinduet: du bestemmer hvor mange dager i forveien man kan reservere.
• Beleggsoversikten: en månedskalender (varmekart) viser hvor mange plasser som er reservert og hvor mange som er ledige hver dag.
• Flere kontorer, hvert med egne plasser og egen ukeplan.
• Elbilladere i tidsluker, med et starttidspunkt og en varighet.
• Feilmelding fra appen: den som oppdager et problem, melder fra og følger statusen.
• Web, iOS og Android, med samme grensesnitt for administratorer og ansatte.

Gratisplanen gir opptil 10 plasser og 15 brukere, slik at du kan kjøre piloten uten kostnad.