Regneark eller software til at styre firmaparkeringen: hvornår det kan betale sig at skifte

Hvornår et regneark er nok

Excel er en god løsning, hvis næsten alle disse betingelser gælder:

• Få pladser: som tommelfingerregel færre end omkring 10 eller 15.
• En fast plads pr. person uden daglig booking. Regnearket er en liste over, hvem der har hvad.
• Få ændringer: Tildelingerne bliver kun rørt nogle få gange om året.
• Én lokation og én person, der vedligeholder filen.
• Flere pladser end personer, der har brug for dem, så konflikter næsten aldrig opstår.

I det scenarie er det mere arbejde at indføre et nyt værktøj end at vedligeholde regnearket. Skift ikke bare for skiftets skyld.

Hvor et regneark kommer til kort

Problemerne opstår, når parkering ikke længere er en fast liste, men en ressource, der fordeles hver dag:

• Dobbeltbookinger. Hvis to personer skriver deres navn ved den samme plads på samme tid, opdager ingen det, før begge ankommer. Google Sheets mindsker risikoen for krydsede versioner, men forhindrer ikke konflikten.
• Det frigiver ikke pladser. En plads med et navn ved, som ingen bruger, forbliver optaget i regnearket, indtil nogen sletter det.
• Det håndhæver ikke regler. Intet forhindrer nogen i at booke en måned frem, tage hele ugen eller springe prioriteringsrækkefølgen over.
• Det er besværligt på mobilen. At booke en plads, før man går hjemmefra, betyder at åbne en fil og finde en celle.
• Der er intet tydeligt overblik. At besvare „er der plads i morgen?“ betyder at læse regnearket eller spørge den, der vedligeholder det.
• Det giver ingen data. Uden en belægningshistorik ved du ikke, hvad din spidsdag er, eller om du har brug for flere pladser.
• Det afhænger af én person. Hvis vedkommende holder ferie, står systemet stille.

En skabelon at starte med til et regneark

Hvis du vil bruge et regneark, så gør det i det mindste overskueligt. En enkel struktur, ét faneblad pr. uge:

Et par tips til at holde styr på det:

• Én ansvarlig og ingen andre med redigeringsrettigheder. Alle andre får kun læseadgang.
• En enkel farvekode: ledig, booket, fast, blokeret.
• Et faneblad med regler, så brugsreglerne er synlige for alle.
• Gem hver uge i stedet for at overskrive den, så du beholder en belægningshistorik.

Excels reelle pris: din tid

Et regneark koster ingenting, men tiden for den, der vedligeholder det, gør. Et eksempel med tal, som du kan erstatte med dine egne: Hvis nogen bruger 2 timer om ugen på at opdatere bookinger, løse konflikter og besvare beskeder, er det cirka 96 timer om året (over 48 uger). Med en intern omkostning på 25 € i timen er det 2.400 € om året til arbejde, der ikke er vedkommendes egentlige job.

Dertil kommer det, der er svært at måle: afbrydelser, skænderier om en plads og frustrationen hos folk, der kører rundt på parkeringspladsen og leder efter en plads. Sammenlign de omkostninger med prisen på et værktøj, før du beslutter dig. Nogle, som LoomiSpot, har en gratis plan til små parkeringer.

7 tegn på, at det er tid til at skifte

1. Der er flere personer end pladser på spidsdage.
2. Der har allerede været dobbeltbookinger eller to biler på den samme plads.
3. Den, der vedligeholder regnearket, bruger mere end en time om ugen på det.
4. Folk skriver og spørger, om der er plads, i stedet for selv at tjekke.
5. Du har flere lokationer eller etager og ét regneark til hver.
6. Du vil dele ladestandere til elbiler i tidsintervaller, hvilket et regneark klarer dårligt.
7. Du har brug for belægningsdata til at afgøre, hvor mange pladser du reelt har brug for.

Ved to eller tre af disse tegn kan det allerede betale sig at prøve et værktøj. Ved fem eller flere betaler du prisen for ikke at gøre det.

Sådan skifter du fra regneark til software uden smerte

1. Eksportér din liste over pladser, typer og faste ejere fra det nuværende regneark.
2. Fastlæg reglerne, før du konfigurerer noget: bookingvindue, aflysning og prioriteter.
3. Kør en pilot på to uger med ét team eller én lokation.
4. Meddel ændringen, og gør regnearket skrivebeskyttet, så der ikke er to sandheder.
5. Gennemgå belægningen efter en måned, og justér reglerne ud fra reelle data.

Sådan gør du med LoomiSpot

LoomiSpot er software til styring af kontorparkering. Det er det, den erstatter fra et regneark:

• Pladserne og deres kort: Du tegner hver etage med den visuelle editor og markerer de elektriske, handicap- eller udendørspladser.
• Tildelingerne: en plads til en person på bestemte dage eller først til mølle.
• Bookingvinduet: Du bestemmer, hvor mange dage frem folk kan booke.
• Belægningsoversigten: Et heatmap i månedskalenderen viser, hvor mange pladser der er booket, og hvor mange der er ledige hver dag.
• Flere kontorer, hver med sine egne pladser og sin egen ugeplan.
• Ladestandere til elbiler i tidsintervaller med et starttidspunkt og en varighed.
• Indmeldelse af problemer fra appen: Den, der opdager et problem, melder det og følger status.
• Web, iOS og Android med den samme grænseflade til administratorer og medarbejdere.

Den gratis plan giver op til 10 pladser og 15 brugere, så du kan køre piloten uden omkostninger.