Milloin taulukko riittää
Excel on hyvä vaihtoehto, jos lähes kaikki nämä ehdot täyttyvät:
- Vähän paikkoja: suuntaa antavasti alle noin 10 tai 15.
- Kiinteä paikka henkilölle ilman päivittäistä varausta. Taulukko on lista siitä, kenellä on mikäkin paikka.
- Vähän muutoksia: osoituksiin kosketaan vain muutaman kerran vuodessa.
- Yksi toimipaikka ja yksi henkilö, joka ylläpitää tiedostoa.
- Enemmän paikkoja kuin niitä tarvitsevia henkilöitä, joten ristiriitoja syntyy lähes koskaan.
Siinä tilanteessa uuden työkalun käyttöönotto on enemmän työtä kuin taulukon ylläpito. Älä vaihda vain vaihtamisen vuoksi.
Missä taulukko jää vajaaksi
Ongelmat alkavat, kun pysäköinti lakkaa olemasta kiinteä lista ja muuttuu resurssiksi, jota jaetaan joka päivä:
- Kaksoisvaraukset. Jos kaksi henkilöä kirjoittaa nimensä samaan paikkaan samaan aikaan, kukaan ei huomaa sitä ennen kuin molemmat saapuvat. Google Sheets vähentää versioiden menemistä ristiin, mutta ei estä ristiriitaa.
- Se ei vapauta paikkoja. Paikka, jossa on nimi mutta jota kukaan ei käytä, pysyy taulukossa varattuna, kunnes joku poistaa sen.
- Se ei valvo sääntöjä. Mikään ei estä varaamasta kuukautta etukäteen, ottamasta koko viikkoa tai ohittamasta etusijajärjestystä.
- Se on hankala puhelimella. Paikan varaaminen ennen kotoa lähtöä tarkoittaa tiedoston avaamista ja oikean solun etsimistä.
- Selkeää yleiskuvaa ei ole. Vastatakseen kysymykseen ”onko huomenna tilaa?” täytyy lukea taulukkoa tai kysyä ylläpitäjältä.
- Se ei tuota dataa. Ilman käyttöastehistoriaa ette tiedä, mikä on huippupäivänne tai tarvitsetteko lisää paikkoja.
- Se riippuu yhdestä henkilöstä. Jos hän lähtee lomalle, järjestelmä pysähtyy.
Aloituspohja taulukolle
Jos aiot käyttää taulukkoa, tee siitä ainakin selkeä. Yksinkertainen rakenne, yksi välilehti viikkoa kohden:
| Paikka | Tyyppi | Kiinteä haltija | Ma | Ti | Ke | To | Pe |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A-01 | Tavallinen | Marta | Marta | Marta | Marta | Marta | Marta |
| A-02 | Tavallinen | Jaettu | Luis | (vapaa) | Raúl | Luis | (vapaa) |
| E-01 | Sähkö | Jaettu | Sara | Pablo | Sara | (vapaa) | Pablo |
Muutama vinkki hallinnan pitämiseksi kasassa:
- Yksi vastuuhenkilö, eikä kenelläkään muulla ole muokkausoikeutta. Kaikki muut saavat vain lukuoikeuden.
- Yksinkertainen värikoodi: vapaa, varattu, kiinteä, estetty.
- Sääntöjen välilehti, jossa käyttösäännöt ovat selvästi esillä.
- Tallenna jokainen viikko sen päälle kirjoittamisen sijaan, jotta saat käyttöastehistorian.
Excelin todellinen kustannus: aikasi
Taulukko ei maksa mitään, mutta sen ylläpitäjän aika maksaa. Esimerkki luvuilla, jotka voit korvata omillasi: jos joku käyttää 2 tuntia viikossa varausten päivittämiseen, ristiriitojen selvittämiseen ja viesteihin vastaamiseen, se on noin 96 tuntia vuodessa (48 viikon aikana). Kun sisäinen kustannus on 25 € tunnilta, se tekee 2 400 € vuodessa työtä, joka ei ole hänen varsinaista tehtäväänsä.
Tähän tulee vielä se, mitä on vaikea mitata: keskeytykset, riidat paikasta ja turhautuminen, kun ihmiset kiertävät pysäköintialuetta paikkaa etsien. Vertaa tätä kustannusta työkalun hintaan ennen päätöstä. Joillakin, kuten LoomiSpotilla, on ilmainen paketti pienille pysäköintialueille.
7 merkkiä siitä, että on aika vaihtaa
- Ruuhkapäivinä ihmisiä on enemmän kuin paikkoja.
- Kaksoisvarauksia on jo ollut tai kaksi autoa samalla paikalla.
- Taulukon ylläpitäjä käyttää sen hoitamiseen yli tunnin viikossa.
- Ihmiset kysyvät viestillä, onko tilaa, sen sijaan että tarkistaisivat itse.
- Teillä on useita toimipaikkoja tai kerroksia ja jokaiselle oma taulukko.
- Haluatte jakaa sähköauton latauspisteet aikaväleinä, mitä taulukko hoitaa huonosti.
- Tarvitsette käyttöastedataa päättääksenne, montako paikkaa todella tarvitsette.
Kahdella tai kolmella näistä merkeistä työkalua kannattaa jo kokeilla. Viidellä tai useammalla maksatte jo sen hinnan, ettette tee sitä.
Näin siirryt taulukosta ohjelmistoon kivuttomasti
- Vie listasi paikoista, tyypeistä ja kiinteistä haltijoista nykyisestä taulukosta.
- Määrittele säännöt ennen kuin määrität mitään: varausikkuna, peruutus ja etusijat.
- Tee pilotti kahden viikon ajan yhdellä tiimillä tai yhdessä toimipaikassa.
- Ilmoita muutoksesta ja jätä taulukko vain luettavaksi, jotta totuuksia ei ole kaksi.
- Tarkista käyttöaste kuukauden kuluttua ja säädä sääntöjä todellisen datan perusteella.
Näin teet sen LoomiSpotilla
LoomiSpot on toimiston pysäköinninhallintaohjelmisto. Näin se korvaa sen, mitä taulukko tekee:
- Paikat ja niiden kartta: piirrät jokaisen kerroksen visuaalisella editorilla ja merkitset sähköauto-, esteettömät tai ulkona olevat paikat.
- Osoitukset: paikka henkilölle tiettyinä päivinä tai ensin tullut, ensin palveltu.
- Varausikkuna: päätät, kuinka monta päivää etukäteen voi varata.
- Käyttöastenäkymä: kuukausikalenteri (lämpökartta) näyttää, montako paikkaa on varattu ja montako vapaana joka päivä.
- Useita toimistoja, joilla kullakin on omat paikkansa ja oma viikkoaikataulunsa.
- Sähköauton latauspisteet aikaväleinä, joilla on alkamisaika ja kesto.
- Ongelmien ilmoittaminen sovelluksessa: ongelman huomannut ilmoittaa siitä ja seuraa sen tilaa.
- Web, iOS ja Android samalla käyttöliittymällä ylläpitäjille ja työntekijöille.
Ilmainen paketti sallii enintään 10 paikkaa ja 15 käyttäjää, joten voit tehdä pilotin ilman kustannuksia.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko yrityksen pysäköintiä hallita Excelillä?
Kyllä, kunhan paikkoja on vähän, jokaisella on kiinteä paikka ja muutoksia on vähän. Se lakkaa toimimasta hyvin, kun ihmisiä on enemmän kuin paikkoja, kun varaukset muuttuvat päivittäin tai kun pysäköintialueella on useita toimipaikkoja tai jaettuja sähköauton latauspisteitä.
Montako paikkaa taulukolla voi hallita?
Suuntaa antavasti enintään noin 10 tai 15 paikkaa, kun osoitukset ovat lähes kiinteitä. Sitä suuremmilla määrillä tai päivittäisellä varauksella ylläpito ja ristiriidat kasvavat nopeammin kuin paikkojen määrä.
Ratkaiseeko Google Sheets Excelin ongelmat?
Osittain. Useampi henkilö voi muokata samaan aikaan, eivätkä versiot mene ristiin, mutta se ei edelleenkään estä kaksoisvarauksia, vapauta paikkoja, valvo käyttösääntöjä eikä tarjoa kätevää näkymää puhelimella.
Paljonko pysäköinninhallintaohjelmisto maksaa?
Se riippuu tuotteesta ja pysäköintialueen koosta. LoomiSpotilla on ilmainen paketti enintään 10 paikalle ja 15 käyttäjälle sekä maksulliset paketit suuremmille pysäköintialueille; tarkista nykyiset hinnat verkkosivustolta. Vertaa hintaa siihen aikaan, jonka taulukon ylläpitäjä käyttää siihen nykyisin.
Miten taulukosta siirrytään pysäköintiohjelmistoon menettämättä tietoja?
Vie paikkojen ja haltijoiden lista, määrittele säännöt ennen kuin määrität mitään, tee kahden viikon pilotti yhdellä tiimillä ja jätä taulukko vain luettavaksi, kun todellinen käyttö alkaa. Näin totuuksia ei ole kaksi.
Mitä käyttöastedataa kannattaa mitata?
Viikon huippupäivä, varattujen paikkojen keskimääräinen osuus, kuinka moni varaus perutaan tai jää käyttämättä ja kuinka moni jää ilman paikkaa. Näiden perusteella voitte päättää, tarvitsetteko lisää paikkoja vai pitäisikö nykyiset jakaa paremmin.