Kalkylblad eller program för att hantera företagsparkeringen: när det lönar sig att byta

När ett kalkylblad räcker

Excel är ett bra alternativ om nästan alla dessa villkor stämmer:

• Få platser: som riktvärde färre än ungefär 10 eller 15.
• En fast plats per person, utan daglig bokning. Kalkylbladet är en lista över vem som har vad.
• Få ändringar: tilldelningarna rörs bara några gånger om året.
• En enda anläggning och en person som underhåller filen.
• Fler platser än personer som behöver dem, så att konflikter nästan aldrig uppstår.

I det läget är det mer jobb att sätta upp ett nytt verktyg än att underhålla kalkylbladet. Byt inte bara för bytets skull.

Där ett kalkylblad kommer till korta

Problemen uppstår när parkeringen slutar vara en fast lista och blir en resurs som delas ut varje dag:

• Dubbelbokningar. Om två personer skriver sitt namn vid samma plats samtidigt märker ingen något förrän båda kommer. Google Sheets minskar risken för korsade versioner men förhindrar inte konflikten.
• Det frigör inga platser. En plats med ett namn som ingen använder förblir upptagen i kalkylbladet tills någon tar bort det.
• Det driver inte igenom några regler. Inget hindrar någon från att boka en månad i förväg, ta hela veckan eller strunta i prioritetsordningen.
• Det är krångligt på mobilen. Att boka en plats innan man går hemifrån innebär att öppna en fil och leta upp rätt cell.
• Det finns ingen tydlig överblick. För att svara på ”finns det plats i morgon?” måste man läsa kalkylbladet eller fråga den som underhåller det.
• Det ger inga data. Utan en beläggningshistorik vet ni inte vilken som är er toppdag eller om ni behöver fler platser.
• Det hänger på en enda person. Om den personen går på semester stannar systemet.

En startmall för ett kalkylblad

Om ni ändå ska använda ett kalkylblad, gör det åtminstone överskådligt. En enkel struktur, en flik per vecka:

Några tips för att hålla kontrollen:

• En ansvarig person och ingen annan med redigeringsbehörighet. Alla andra får skrivskyddad åtkomst.
• En enkel färgkod: ledig, bokad, fast, blockerad.
• En flik med regler där användningsreglerna syns tydligt.
• Spara varje vecka i stället för att skriva över den, så att ni får en beläggningshistorik.

Excels verkliga kostnad: din tid

Ett kalkylblad kostar ingenting, men tiden för den som underhåller det gör det. Ett exempel med siffror som du kan byta ut mot dina egna: om någon lägger 2 timmar i veckan på att uppdatera bokningar, lösa konflikter och svara på meddelanden blir det ungefär 96 timmar om året (under 48 veckor). Med en intern kostnad på 25 euro i timmen blir det 2 400 euro om året i arbete som inte är personens egentliga jobb.

Därtill kommer det som är svårt att mäta: avbrott, gräl om en plats och frustrationen hos folk som cirklar runt på parkeringen och letar efter en plats. Jämför den kostnaden med priset på ett verktyg innan du bestämmer dig. Vissa, som LoomiSpot, har en gratisplan för små parkeringar.

7 tecken på att det är dags att byta

1. Det finns fler personer än platser under toppdagar.
2. Det har redan förekommit dubbelbokningar eller två bilar på samma plats.
3. Den som underhåller kalkylbladet lägger mer än en timme i veckan på att sköta det.
4. Folk skickar meddelanden för att fråga om det finns plats, i stället för att själva kolla.
5. Ni har flera anläggningar eller våningsplan och ett kalkylblad för varje.
6. Ni vill dela på elbilsladdare i tidsluckor, något som ett kalkylblad hanterar dåligt.
7. Ni behöver beläggningsdata för att avgöra hur många platser ni egentligen behöver.

Med två eller tre av de här tecknen är det redan värt att prova ett verktyg. Med fem eller fler betalar ni redan priset för att inte göra det.

Så byter du från kalkylblad till program utan krångel

1. Exportera din lista över platser, typer och fasta innehavare från det nuvarande kalkylbladet.
2. Bestäm reglerna innan du konfigurerar något: bokningsfönster, avbokning och prioriteringar.
3. Kör en pilot på två veckor med ett team eller en anläggning.
4. Meddela förändringen och gör kalkylbladet skrivskyddat så att det inte finns två sanningar.
5. Följ upp beläggningen efter en månad och justera reglerna med verkliga data.

Så gör du med LoomiSpot

LoomiSpot är programvara för parkeringshantering på kontoret. Så här ersätter den det som ett kalkylblad gör:

• Platserna och deras karta: du ritar varje våningsplan med den visuella redigeraren och markerar elbilsplatser, tillgänglighetsanpassade platser eller platser utomhus.
• Tilldelningarna: en plats till en person vissa dagar, eller först till kvarn.
• Bokningsfönstret: du bestämmer hur många dagar i förväg man kan boka.
• Beläggningsvyn: en månadskalender (värmekarta) visar hur många platser som är bokade och hur många som är lediga varje dag.
• Flera kontor, vart och ett med egna platser och eget veckoschema.
• Elbilsladdare i tidsluckor, med en starttid och en längd.
• Felanmälan från appen: den som upptäcker ett problem rapporterar det och följer ärendets status.
• Webb, iOS och Android, med samma gränssnitt för administratörer och medarbetare.

Gratisplanen omfattar upp till 10 platser och 15 användare, så att du kan köra piloten utan kostnad.