Preglednica ali programska oprema za upravljanje parkirišča podjetja: kdaj se splača preiti

Kdaj zadošča preglednica

Excel je dobra izbira, če velja skoraj vse od naštetega:

• Malo mest: kot vodilo manj kot približno 10 ali 15.
• Stalno mesto na osebo, brez dnevne rezervacije. Preglednica je zgolj seznam, kdo kaj ima.
• Malo sprememb: dodelitve se spremenijo le nekajkrat na leto.
• Ena lokacija in ena oseba, ki vzdržuje datoteko.
• Več mest kot ljudi, ki jih potrebujejo, zato do sporov skoraj nikoli ne pride.

V takem primeru je postavitev novega orodja več dela kot vzdrževanje preglednice. Ne prehajajte zgolj zato, da bi prešli.

Kje preglednica odpove

Težave se pojavijo, ko parkirišče ni več stalen seznam, ampak vir, ki se vsak dan znova deli:

• Dvojne rezervacije. Če dve osebi istočasno vpišeta svoje ime ob isto mesto, tega nihče ne opazi, dokler ne prispeta oba. Google Sheets zmanjša tveganje neusklajenih različic, vendar spora ne prepreči.
• Ne sprošča mest. Mesto z vpisanim imenom, ki ga nihče ne uporablja, v preglednici ostane zasedeno, dokler ga kdo ne izbriše.
• Ne uveljavlja pravil. Nič ne preprečuje, da bi kdo rezerviral mesec dni vnaprej, zasedel cel teden ali preskočil vrstni red prednosti.
• Na telefonu je nerodna. Rezervacija mesta, preden greste od doma, pomeni odpiranje datoteke in iskanje celice.
• Ni jasnega pregleda. Odgovor na vprašanje »ali je jutri kaj prostora?« pomeni branje preglednice ali spraševanje osebe, ki jo vzdržuje.
• Ne ustvarja podatkov. Brez zgodovine zasedenosti ne veste, kateri je vaš konični dan in ali potrebujete več mest.
• Odvisna je od ene osebe. Če ta oseba odide na dopust, sistem obstane.

Predloga za začetek v preglednici

Če boste uporabljali preglednico, naj bo vsaj pregledna. Preprosta struktura, en zavihek na teden:

Nekaj nasvetov, da vse ostane pod nadzorom:

• Ena odgovorna oseba in nihče drug s pravico urejanja. Vsi ostali imajo dostop samo za branje.
• Preprosta barvna koda: prosto, rezervirano, stalno, blokirano.
• Zavihek s pravili, na katerem so pravila uporabe jasno vidna.
• Shranite vsak teden namesto da ga prepišete, da obdržite zgodovino zasedenosti.

Resnični strošek Excela: vaš čas

Preglednica ne stane nič, stane pa čas osebe, ki jo vzdržuje. Primer s številkami, ki jih lahko zamenjate s svojimi: če nekdo porabi 2 uri na teden za posodabljanje rezervacij, reševanje sporov in odgovarjanje na sporočila, je to okoli 96 ur na leto (v 48 tednih). Pri internem strošku 25 evrov na uro je to 2.400 evrov na leto dela, ki ni njegova prava naloga.

Poleg tega pride še tisto, kar je težko izmeriti: prekinitve, prepiri zaradi mesta in frustracija ljudi, ki krožijo po parkirišču in iščejo prosto mesto. Preden se odločite, primerjajte ta strošek s ceno orodja. Nekatera, kot je LoomiSpot, imajo brezplačni paket za majhna parkirišča.

7 znakov, da je čas za spremembo

1. V konicah je ljudi več kot mest.
2. Že je prišlo do dvojnih rezervacij ali do dveh avtomobilov na istem mestu.
3. Oseba, ki vzdržuje preglednico, za to porabi več kot uro na teden.
4. Ljudje pošiljajo sporočila in sprašujejo, ali je prostor, namesto da bi sami preverili.
5. Imate več lokacij ali nadstropij in po eno preglednico za vsako.
6. Želite deliti polnilnice za električna vozila po terminih, kar preglednica slabo obvlada.
7. Potrebujete podatke o zasedenosti, da se odločite, koliko mest res potrebujete.

Pri dveh ali treh od teh znakov se že splača preizkusiti orodje. Pri petih ali več plačujete ceno, ker ničesar ne storite.

Kako preiti s preglednice na programsko opremo brez težav

1. Izvozite seznam mest, vrst in stalnih uporabnikov iz trenutne preglednice.
2. Določite pravila, preden karkoli nastavite: rok za rezervacijo, preklic in prednosti.
3. Izvedite pilotni projekt v trajanju dveh tednov z eno ekipo ali eno lokacijo.
4. Napovejte spremembo in preglednico pustite samo za branje, da ne obstajata dva vira resnice.
5. Pregledajte zasedenost po enem mesecu in pravila prilagodite dejanskim podatkom.

Kako to storiti z LoomiSpotom

LoomiSpot je programska oprema za upravljanje pisarniških parkirišč. Od preglednice nadomešča naslednje:

• Mesta in njihov zemljevid: vsako nadstropje narišete z vizualnim urejevalnikom in označite električna, dostopna ali zunanja mesta.
• Dodelitve: mesto osebi za določene dneve ali kdor prej pride.
• Rok za rezervacijo: vi odločite, koliko dni vnaprej lahko ljudje rezervirajo.
• Pregled zasedenosti: mesečni barvni koledar prikazuje, koliko mest je vsak dan rezerviranih in koliko prostih.
• Več pisarn, vsaka z lastnimi mesti in tedenskim urnikom.
• Polnilnice za električna vozila po terminih, z začetnim časom in trajanjem.
• Prijava težav iz aplikacije: kdor opazi težavo, jo prijavi in spremlja njeno stanje.
• Splet, iOS in Android z enakim vmesnikom za skrbnike in zaposlene.

Brezplačni paket dovoljuje do 10 mest in 15 uporabnikov, zato lahko pilotni projekt izvedete brez stroškov.