Foglio di calcolo o software per gestire il parcheggio della tua azienda: quando conviene cambiare

Quando basta un foglio di calcolo

Excel è una buona opzione se quasi tutte queste condizioni sono vere:

• Pochi posti: come riferimento, meno di 10 o 15 circa.
• Un posto fisso per persona, senza prenotazione giornaliera. Il foglio è un elenco di chi ha cosa.
• Pochi cambiamenti: le assegnazioni si toccano solo poche volte all’anno.
• Una sola sede e una sola persona che mantiene il file.
• Più posti che persone che ne hanno bisogno, quindi i conflitti non si verificano quasi mai.

In questo scenario, configurare un nuovo strumento richiede più lavoro che mantenere il foglio. Non cambiare tanto per cambiare.

Dove un foglio di calcolo non basta

I problemi emergono quando il parcheggio smette di essere un elenco fisso e diventa una risorsa da distribuire ogni giorno:

• Le doppie prenotazioni. Se due persone scrivono il proprio nome sullo stesso posto contemporaneamente, nessuno se ne accorge finché non arrivano entrambe. Google Sheets riduce il rischio di versioni incrociate, ma non impedisce il conflitto.
• Non libera i posti. Un posto con un nome accanto che nessuno usa resta occupato nel foglio finché qualcuno non lo cancella.
• Non fa rispettare le regole. Niente impedisce di prenotare con un mese di anticipo, di prendersi tutta la settimana o di saltare l’ordine di priorità.
• È scomodo da telefono. Prenotare un posto prima di uscire di casa significa aprire un file e trovare la cella giusta.
• Manca una vista chiara. Rispondere a «domani c’è posto?» significa leggere il foglio o chiederlo a chi lo gestisce.
• Non produce dati. Senza uno storico di occupazione non conosci il tuo giorno di picco né se ti servono più posti.
• Dipende da una sola persona. Se va in ferie, il sistema si ferma.

Un modello di partenza per un foglio di calcolo

Se userai un foglio di calcolo, rendilo almeno chiaro. Una struttura semplice, una scheda per settimana:

Alcuni consigli per tenerlo sotto controllo:

• Una sola persona responsabile e nessun altro con permessi di modifica. Tutti gli altri hanno accesso in sola lettura.
• Un semplice codice colore: libero, prenotato, fisso, bloccato.
• Una scheda con le regole, con le norme d’uso ben in vista.
• Salva ogni settimana invece di sovrascriverla, così mantieni uno storico di occupazione.

Il costo reale di Excel: il tuo tempo

Un foglio di calcolo non costa nulla, ma il tempo di chi lo gestisce sì. Un esempio con cifre che puoi sostituire con le tue: se qualcuno dedica 2 ore a settimana ad aggiornare le prenotazioni, risolvere i conflitti e rispondere ai messaggi, sono circa 96 ore all’anno (su 48 settimane). A un costo interno di 25 € l’ora, sono 2.400 € all’anno di lavoro che non è il suo vero lavoro.

A questo si aggiunge ciò che è difficile da misurare: le interruzioni, le discussioni per un posto e la frustrazione di chi gira per il parcheggio in cerca di un posto. Confronta questo costo con il prezzo di uno strumento prima di decidere. Alcuni, come LoomiSpot, hanno un piano gratuito per i parcheggi piccoli.

7 segnali che è ora di cambiare

1. Nei giorni di picco ci sono più persone che posti.
2. Ci sono già state doppie prenotazioni o due auto sullo stesso posto.
3. Chi gestisce il foglio dedica più di un’ora a settimana a occuparsene.
4. Le persone scrivono per chiedere se c’è posto, invece di controllare da sole.
5. Hai più sedi o piani e un foglio per ciascuno.
6. Vuoi condividere le colonnine di ricarica per fascia oraria, cosa che un foglio di calcolo gestisce male.
7. Ti servono dati di occupazione per decidere di quanti posti hai davvero bisogno.

Con due o tre di questi segnali, vale già la pena provare uno strumento. Con cinque o più, stai già pagando il costo di non farlo.

Come passare dal foglio al software senza traumi

1. Esporta l’elenco di posti, tipi e titolari fissi dal foglio attuale.
2. Definisci le regole prima di configurare qualsiasi cosa: finestra di prenotazione, cancellazione e priorità.
3. Fai un test pilota di due settimane con un team o una sede.
4. Annuncia il cambiamento e lascia il foglio in sola lettura, così non ci sono due fonti di verità.
5. Esamina l’occupazione dopo un mese e adatta le regole con dati reali.

Come farlo con LoomiSpot

LoomiSpot è un software per la gestione del parcheggio in ufficio. Ecco cosa sostituisce di un foglio di calcolo:

• I posti e la loro mappa: disegni ogni piano con l’editor visuale e segni i posti elettrici, accessibili o all’aperto.
• Le assegnazioni: un posto a una persona in giorni specifici, oppure chi arriva prima si serve per primo.
• La finestra di prenotazione: decidi tu con quanti giorni di anticipo si può prenotare.
• La vista dell’occupazione: una mappa di calore nel calendario mensile mostra quanti posti sono prenotati e quanti liberi ogni giorno.
• Più sedi, ciascuna con i propri posti e il proprio calendario settimanale.
• Colonnine di ricarica per fascia oraria, con un orario di inizio e una durata.
• Segnalazione dei problemi dall’app: chi nota un problema lo segnala e ne segue lo stato.
• Web, iOS e Android, con la stessa interfaccia per admin e dipendenti.

Il piano gratuito consente fino a 10 posti e 15 utenti, così puoi fare il test pilota senza costi.