Planilha ou software para gerenciar o estacionamento da empresa: quando vale a pena trocar

Quando uma planilha basta

O Excel é uma boa opção se quase todas estas condições se aplicam:

• Poucas vagas: como referência, menos de 10 ou 15.
• Uma vaga fixa por pessoa, sem reserva diária. A planilha é uma lista de quem tem o quê.
• Poucas mudanças: as atribuições só são mexidas algumas vezes por ano.
• Uma única unidade e uma pessoa que mantém o arquivo.
• Mais vagas do que pessoas que precisam delas, então os conflitos quase nunca acontecem.

Nesse cenário, configurar uma nova ferramenta dá mais trabalho do que manter a planilha. Não troque só por trocar.

Onde a planilha fica devendo

Os problemas aparecem quando o estacionamento deixa de ser uma lista fixa e passa a ser um recurso dividido todos os dias:

• Reservas duplicadas. Se duas pessoas escrevem o nome na mesma vaga ao mesmo tempo, ninguém percebe até que as duas cheguem. O Google Sheets reduz o risco de versões cruzadas, mas não evita o conflito.
• Não libera vagas. Uma vaga com um nome ao lado que ninguém usa continua ocupada na planilha até alguém apagá-la.
• Não faz cumprir as regras. Nada impede alguém de reservar com um mês de antecedência, pegar a semana inteira ou furar a ordem de prioridade.
• É ruim no celular. Reservar uma vaga antes de sair de casa significa abrir um arquivo e achar uma célula.
• Não dá uma visão clara. Responder «tem vaga amanhã?» exige ler a planilha ou perguntar a quem a mantém.
• Não gera dados. Sem um histórico de ocupação, você não sabe qual é o seu dia de pico nem se precisa de mais vagas.
• Depende de uma só pessoa. Se ela sai de férias, o sistema para.

Um modelo para começar com uma planilha

Se você vai usar uma planilha, pelo menos deixe-a clara. Uma estrutura simples, uma aba por semana:

Algumas dicas para manter tudo sob controle:

• Uma pessoa responsável e ninguém mais com permissão de edição. Todos os demais têm acesso somente de leitura.
• Um código de cores simples: livre, reservada, fixa, bloqueada.
• Uma aba de regras com as normas de uso à vista.
• Salve cada semana em vez de sobrescrevê-la, para manter um histórico de ocupação.

O custo real do Excel: o seu tempo

Uma planilha não custa nada, mas o tempo de quem a mantém custa. Um exemplo com números que você pode trocar pelos seus: se alguém gasta 2 horas por semana atualizando reservas, resolvendo conflitos e respondendo mensagens, são cerca de 96 horas por ano (em 48 semanas). A um custo interno de € 25 por hora, isso dá € 2.400 por ano de trabalho que não é a função real dessa pessoa.

Somam-se a isso os custos difíceis de medir: interrupções, discussões por causa de uma vaga e a frustração de quem fica dando voltas no estacionamento atrás de um lugar. Compare esse custo com o preço de uma ferramenta antes de decidir. Algumas, como o LoomiSpot, têm um plano grátis para estacionamentos pequenos.

7 sinais de que é hora de trocar

1. Há mais pessoas do que vagas nos dias de pico.
2. Já houve reservas duplicadas ou dois carros na mesma vaga.
3. Quem mantém a planilha gasta mais de uma hora por semana gerenciando-a.
4. As pessoas mandam mensagem para perguntar se tem vaga, em vez de consultar sozinhas.
5. Você tem várias unidades ou andares e uma planilha para cada um.
6. Você quer compartilhar carregadores EV por faixa de horário, algo que uma planilha faz mal.
7. Você precisa de dados de ocupação para decidir de quantas vagas realmente precisa.

Com dois ou três desses sinais, já vale a pena testar uma ferramenta. Com cinco ou mais, você já está pagando o custo de não fazer isso.

Como passar da planilha para um software sem dor de cabeça

1. Exporte a sua lista de vagas, tipos e donos fixos da planilha atual.
2. Defina as regras antes de configurar qualquer coisa: janela de reserva, cancelamento e prioridades.
3. Faça um piloto de duas semanas com uma equipe ou uma unidade.
4. Comunique a mudança e deixe a planilha somente para leitura, para não haver duas fontes de verdade.
5. Revise a ocupação depois de um mês e ajuste as regras com dados reais.

Como fazer isso com o LoomiSpot

O LoomiSpot é um software de gerenciamento de estacionamento para escritórios. Isto é o que ele substitui da planilha:

• As vagas e o mapa delas: você desenha cada andar com o editor visual e marca as vagas elétricas, acessíveis ou descobertas.
• As atribuições: uma vaga para uma pessoa em dias específicos, ou por ordem de chegada.
• A janela de reserva: você decide com quantos dias de antecedência as pessoas podem reservar.
• A visão de ocupação: um calendário mensal em mapa de calor mostra quantas vagas estão reservadas e quantas estão livres em cada dia.
• Vários escritórios, cada um com suas vagas e sua agenda semanal.
• Carregadores EV por faixa de horário, com horário de início e duração.
• Registro de ocorrências pelo app: quem percebe um problema o registra e acompanha o status.
• Web, iOS e Android, com a mesma interface para admins e funcionários.

O plano grátis permite até 10 vagas e 15 usuários, então você pode fazer o piloto sem custo.