Πώς να αναθέσετε θέσεις στάθμευσης σε μια εταιρεία με υβριδική εργασία

Γιατί οι σταθερές θέσεις παύουν να λειτουργούν με την υβριδική εργασία

Μια σταθερή θέση έχει νόημα όταν ο κάτοχός της έρχεται στο γραφείο κάθε μέρα. Αν έρχεται τρεις ημέρες την εβδομάδα, η θέση μένει άδεια το 40 % του εργάσιμου χρόνου, και αυτό πριν από τις αργίες, τα ταξίδια και τις αναρρωτικές άδειες. Στο μεταξύ, άλλοι συνάδελφοι γυρίζουν στο πάρκινγκ ψάχνοντας θέση ή παρκάρουν έξω.

Το πρόβλημα έχει δύο όψεις:

• Άδειες θέσεις που κανείς δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει, επειδή «ανήκουν» σε κάποιον που εργάζεται σήμερα από το σπίτι.
• Κορυφώσεις της ζήτησης που γεμίζουν πράγματι το πάρκινγκ, επειδή με την υβριδική εργασία οι άνθρωποι τείνουν να έρχονται τις ίδιες ημέρες (για παράδειγμα, Τρίτη και Τετάρτη).

Το γράφημα τα συνοψίζει: με 20 άτομα που έρχονται στο γραφείο τρεις ημέρες την εβδομάδα, η πιο φορτωμένη ημέρα χρειάζεται 16 θέσεις, όχι 20, και την Παρασκευή μόνο 4. Αυτό που καθορίζει πόσες θέσεις χρειάζεστε είναι η ημέρα αιχμής, όχι ο μέσος όρος ούτε ο αριθμός των εργαζομένων.

Τα δεδομένα που χρειάζεστε πριν από την ανάθεση

Πέντε αριθμοί σάς επιτρέπουν να διαστασιολογήσετε το πάρκινγκ και να αποφασίσετε με στοιχεία, χωρίς επιχειρήματα βασισμένα σε απόψεις:

1. Πόσες θέσεις έχετε συνολικά και τι τύπου (στάνταρ, ηλεκτρικές, προσβάσιμες, υπαίθριες).
2. Πόσα άτομα δικαιούνται να τις χρησιμοποιούν.
3. Πόσες ημέρες την εβδομάδα έρχεται στο γραφείο το καθένα.
4. Ποια ημέρα της εβδομάδας είναι η πιο φορτωμένη (η αιχμή).
5. Ποιο ποσοστό έρχεται με αυτοκίνητο. Οι υπόλοιποι χρησιμοποιούν δημόσιες συγκοινωνίες, ποδήλατο ή πηγαίνουν με τα πόδια.

Ένα παράδειγμα με αριθμούς που μπορείτε να αντικαταστήσετε με τους δικούς σας: μια εταιρεία 200 ατόμων με μοντέλο τριών ημερών στο γραφείο έχει περίπου 120 άτομα παρόντα σε μια μέση ημέρα, αλλά την Τρίτη και την Τετάρτη μπορεί να φτάσει τα 160. Αν το 60 % έρχεται με αυτοκίνητο, η ημέρα αιχμής χρειάζεται 160 × 0,6 = 96 θέσεις. Με περιθώριο 10 % για τα απρόβλεπτα, αυτό γίνεται περίπου 105.

Αν αντίθετα δώσετε σταθερή θέση σε όλους όσους έρχονται με αυτοκίνητο (200 × 0,6), χρειάζεστε 120 θέσεις. Ο διαμοιρασμός εξοικονομεί περίπου 15 θέσεις, δηλαδή 12 % λιγότερες. Πρόκειται για ενδεικτικά στοιχεία: η πραγματική εξοικονόμηση εξαρτάται από το πόσο επικαλύπτονται οι άνθρωποι και από το ποσοστό των σταθερών θέσεων.

Πέντε μοντέλα για την ανάθεση θέσεων

Το μικτό μοντέλο εξισορροπεί καλύτερα τη δικαιοσύνη και την αξιοποίηση του χώρου. Ως ενδεικτική οδηγία, πολλές εταιρείες ξεκινούν κρατώντας το 10 έως 20 % των θέσεων ως σταθερές και μοιράζοντας τις υπόλοιπες. Προσαρμόστε το ποσοστό με βάση τα δεδομένα του δικού σας πάρκινγκ.

Κριτήρια για τις σταθερές θέσεις: πώς να αποφασίσετε χωρίς παράπονα

Το δύσκολο σημείο του μικτού μοντέλου είναι να αποφασίσετε ποιος παίρνει σταθερή θέση. Αυτό που αποτρέπει τις συγκρούσεις δεν είναι το συγκεκριμένο κριτήριο, αλλά το ότι είναι δημόσιο, γραπτό και αναθεωρήσιμο. Μερικά συνηθισμένα κριτήρια:

• Μειωμένη κινητικότητα ή ιατρικές ανάγκες. Είναι το πιο σαφές κριτήριο και αυτό που αμφισβητείται λιγότερο.
• Οχήματα υπηρεσίας ή στόλου που χρειάζονται συγκεκριμένη θέση.
• Επισκέπτες και πελάτες. Λίγες θέσεις δεσμευμένες για τους καλεσμένους εμποδίζουν τους εργαζομένους να τις καταλαμβάνουν.
• Έλλειψη εναλλακτικής μετακίνησης ή βάρδιες που ξεκινούν ή τελειώνουν όταν δεν υπάρχει δημόσια συγκοινωνία.
• Συγκεκριμένοι ρόλοι, όπως η διοίκηση, αν η εταιρεία αποφασίσει να το διατηρήσει. Αν το κάνετε, δηλώστε το ρητά.

Αναθεωρείτε τη λίστα κάθε έξι μήνες: οι συνθήκες αλλάζουν και μια σταθερή θέση που δεν δικαιολογείται πια πρέπει να επιστρέφει στο κοινό σύνολο.

Κανόνες για να λειτουργήσει η καθημερινή κράτηση

1. Περιθώριο κράτησης. Πόσες ημέρες νωρίτερα μπορούν οι άνθρωποι να κλείνουν (για παράδειγμα, 3 έως 7). Ένα σύντομο περιθώριο εμποδίζει κάποιον να κλείσει ολόκληρη την εβδομάδα.
2. Ακύρωση εγκαίρως. Ζητήστε από τους ανθρώπους να ακυρώνουν μια κράτηση μόλις μάθουν ότι δεν θα τη χρησιμοποιήσουν. Μια θέση που ελευθερώθηκε είναι μια θέση για κάποιον άλλον.
3. Όριο ημερών ανά άτομο όταν οι θέσεις είναι λίγες, ώστε να μοιράζονται δίκαια τις ημέρες αιχμής.
4. Τεκμηριωμένες, αιτιολογημένες προτεραιότητες, για παράδειγμα για άτομα με μειωμένη κινητικότητα.
5. Ένα κανάλι για την αναφορά προβλημάτων: μια μπάρα που έχει κολλήσει, ένα αυτοκίνητο σε θέση άλλου ή μια χαλασμένη θέση. Ορίστε ποιος απαντά.
6. Κανόνες ορατοί σε όλους. Δημοσιεύστε τους εκεί που θα τους δουν οι άνθρωποι, όχι μόνο σε ένα email που χάνεται.

Ένας κανόνας που δεν μπορεί να ελεγχθεί δεν θα τηρηθεί. Ένα ημερολόγιο όπου όλοι βλέπουν ποιες θέσεις είναι ελεύθερες και ποιες κλεισμένες κάνει πολύ περισσότερα από οποιοδήποτε email υπενθύμισης.

Πώς να το κάνετε με το LoomiSpot

Το LoomiSpot είναι λογισμικό διαχείρισης στάθμευσης για γραφεία. Αυτά καλύπτει από το μικτό μοντέλο:

• Ανάθεση σε άτομο για συγκεκριμένες ημέρες για τις σταθερές θέσεις και με σειρά προσέλευσης για τις υπόλοιπες.
• Εσείς αποφασίζετε το περιθώριο κράτησης: πόσες ημέρες νωρίτερα μπορεί να κλειστεί μια θέση.
• Ένα μηνιαίο έγχρωμο ημερολόγιο (heatmap) που δείχνει πόσες θέσεις είναι κλεισμένες και πόσες ελεύθερες κάθε ημέρα, και σας δίνει τον αριθμό της ημέρας αιχμής.
• Πολλά γραφεία, το καθένα με τις δικές του θέσεις και το δικό του εβδομαδιαίο ωράριο (ποιες ημέρες είναι ανοιχτό, συμπεριλαμβανομένων των Σαββατοκύριακων).
• Οπτικός επεξεργαστής χαρτών: σχεδιάζετε κάθε όροφο, τοποθετείτε κάθε θέση και σημειώνετε ποιες είναι ηλεκτρικές, προσβάσιμες ή υπαίθριες.
• Αναφορά προβλημάτων από την εφαρμογή: όποιος εντοπίσει ένα πρόβλημα το αναφέρει, παρακολουθεί την κατάστασή του και συνομιλεί με τους διαχειριστές.
• Web, iOS και Android, με την ίδια διεπαφή για διαχειριστές και εργαζομένους.

Το Δωρεάν πακέτο επιτρέπει έως 10 θέσεις και 15 χρήστες, ώστε να δοκιμάσετε το μοντέλο σε ένα μικρό πάρκινγκ πριν το επεκτείνετε.