Waarom vaste plekken niet meer werken bij hybride werken
Een vaste plek heeft zin als de eigenaar elke dag naar kantoor komt. Komt diegene drie dagen per week, dan staat de plek 40 % van de werktijd leeg, en dat nog vóór vakanties, reizen en ziekteverlof. Ondertussen rijden andere collega's rondjes over het terrein op zoek naar een plekje of parkeren ze buiten het terrein.
Het probleem heeft twee kanten:
- Lege plekken die niemand kan gebruiken, omdat ze “van” iemand zijn die vandaag thuiswerkt.
- Pieken in de vraag die het parkeerterrein wél vol laten lopen, omdat mensen bij hybride werken vaak op dezelfde dagen komen (bijvoorbeeld dinsdag en woensdag).
De grafiek vat het samen: met 20 mensen die drie dagen per week naar kantoor komen, heeft de drukste dag 16 plekken nodig, niet 20, en vrijdag maar 4. Hoeveel plekken je nodig hebt, wordt bepaald door de piekdag, niet door het gemiddelde of het aantal medewerkers.
De gegevens die je nodig hebt voordat je toewijst
Met vijf getallen bepaal je de omvang van het parkeerterrein en beslis je op basis van feiten, zonder discussies op gevoel:
- Hoeveel plekken je in totaal hebt en van welk type (standaard, laadpaal, gehandicapten, buiten).
- Hoeveel mensen er gebruik van mogen maken.
- Hoeveel dagen per week iedereen naar kantoor komt.
- Welke dag van de week het drukst is (de piek).
- Welk percentage met de auto komt. De rest gebruikt het openbaar vervoer, fietst of loopt.
Een voorbeeld met cijfers die je door je eigen cijfers kunt vervangen: een bedrijf van 200 mensen met een model van drie kantoordagen heeft op een gemiddelde dag ongeveer 120 mensen op kantoor, maar op dinsdag en woensdag kunnen dat er 160 zijn. Komt 60 % met de auto, dan heeft de piekdag 160 × 0,6 = 96 plekken nodig. Met een marge van 10 % voor het onverwachte is dat zo'n 105.
Geef je daarentegen iedereen die met de auto komt een vaste plek (200 × 0,6), dan heb je 120 plekken nodig. Delen bespaart ongeveer 15 plekken, 12 % minder. Dit zijn indicatieve cijfers: de echte besparing hangt af van hoeveel mensen tegelijk aanwezig zijn en welk deel vast is.
Vijf modellen om plekken toe te wijzen
| Model | Hoe het werkt | Wanneer het past | Risico |
|---|---|---|---|
| Vaste plek per persoon | Iedereen heeft elke dag een eigen plek. | Een personeelsbestand dat vooral op kantoor werkt, of een parkeerterrein met veel ruimte. | Lege plekken als de eigenaar er niet is. |
| Plek per dag toegewezen | Dezelfde plek gaat op sommige dagen naar de ene persoon en op andere dagen naar een ander. | Teams met een vast kantoorrooster (team A maandag en dinsdag, team B donderdag en vrijdag). | Valt uit elkaar als de kantoordagen veranderen. |
| Wie het eerst komt, het eerst maalt | Niet reserveren: wie het eerst aankomt, parkeert. | Parkeerterreinen met veel meer plekken dan vraag. | Files in de ochtend, haast en vroeg komen om een plek te bemachtigen. |
| Dagreservering | Een specifieke plek wordt een paar dagen vooraf gereserveerd. | Hoge vraag en hybride werken. | Vraagt om een tool, en ongebruikte reserveringen moeten worden geannuleerd. |
| Gemengd model | Een paar vaste plekken op basis van duidelijke criteria en de rest via dagreservering. | De meeste middelgrote bedrijven met hybride werken. | Je moet de criteria voor vaste plekken bepalen en verdedigen. |
Het gemengde model brengt eerlijkheid en ruimtegebruik het best in balans. Als richtlijn houden veel bedrijven om te beginnen 10 tot 20 % van de plekken vast en delen ze de rest. Stem het percentage af op de gegevens van je eigen parkeerterrein.
Criteria voor vaste plekken: zo beslis je zonder wrok
Het lastige van het gemengde model is beslissen wie een vaste plek krijgt. Wat conflicten voorkomt is niet het specifieke criterium, maar dat het openbaar, vastgelegd en herzienbaar is. Enkele gangbare criteria:
- Beperkte mobiliteit of medische behoeften. Dit is het duidelijkste criterium en het minst omstreden.
- Service- of bedrijfsvoertuigen die een specifieke plek nodig hebben.
- Bezoekers en klanten. Een paar plekken die voor gasten gereserveerd zijn, voorkomen dat medewerkers ze innemen.
- Geen vervoersalternatief, of diensten die beginnen of eindigen als er geen openbaar vervoer rijdt.
- Specifieke functies, zoals het management, als het bedrijf dat wil behouden. Doe je dat, maak het dan expliciet.
Herzie de lijst elke zes maanden: omstandigheden veranderen, en een vaste plek die niet langer gerechtvaardigd is, hoort terug in de gedeelde pool.
Regels waarmee dagreservering werkt
- Reserveringstermijn. Hoeveel dagen vooruit mensen mogen reserveren (bijvoorbeeld 3 tot 7). Een korte termijn voorkomt dat iemand de hele week vastlegt.
- Op tijd annuleren. Vraag mensen een reservering te annuleren zodra ze weten dat ze die niet gebruiken. Een vrijgegeven plek is een plek voor iemand anders.
- Een limiet op het aantal dagen per persoon als plekken schaars zijn, zodat je op piekdagen eerlijk deelt.
- Beredeneerde, gedocumenteerde prioriteiten, bijvoorbeeld voor mensen met een beperkte mobiliteit.
- Een kanaal om problemen te melden: een vastzittende slagboom, een auto op andermans plek of een beschadigde plek. Bepaal wie reageert.
- Regels die voor iedereen zichtbaar zijn. Publiceer ze waar mensen ze zien, niet alleen in een e-mail die verloren gaat.
Een regel die niet te controleren is, wordt niet nageleefd. Een kalender waarin iedereen kan zien welke plekken vrij en welke gereserveerd zijn, doet veel meer dan welke herinneringsmail ook.
Zo doe je het met LoomiSpot
LoomiSpot is software voor het beheren van kantoorparkeren. Zo ondersteunt het het gemengde model:
- Toewijzing aan een persoon op bepaalde dagen voor vaste plekken, en wie het eerst komt, het eerst maalt voor de rest.
- Jij bepaalt de reserveringstermijn: hoeveel dagen vooruit een plek gereserveerd mag worden.
- Een heatmap in de maandkalender die laat zien hoeveel plekken er elke dag gereserveerd en hoeveel er vrij zijn, zodat je het getal voor de piekdag krijgt.
- Meerdere kantoren, elk met eigen plekken en een eigen weekrooster (op welke dagen het open is, weekenden inbegrepen).
- Een visuele editor voor parkeerplattegronden: je tekent elke verdieping, plaatst elke plek en markeert de elektrische, gehandicapten- of buitenplekken.
- Problemen melden vanuit de app: wie een probleem ziet, meldt het, volgt de status en chat met de beheerders.
- Web, iOS en Android, met dezelfde interface voor beheerders en medewerkers.
Het Gratis plan staat tot 10 plekken en 15 gebruikers toe, zodat je het model op een klein parkeerterrein kunt uitproberen voordat je het uitrolt.
Veelgestelde vragen
Hoeveel parkeerplekken heeft een bedrijf met hybride werken nodig?
Zoveel als je op je drukste dag nodig hebt, niet zoveel als het totale aantal medewerkers. Als berekening: mensen op kantoor op de piekdag × aandeel dat met de auto komt × 1,1 marge. Bijvoorbeeld 160 mensen × 0,6 × 1,1 is ongeveer 105 plekken, tegenover 120 als iedereen met een auto een vaste plek had.
Is het beter om vaste of gedeelde plekken te hebben?
Bij hybride werken gedeelde, omdat een vaste plek leeg staat op de dagen dat de eigenaar thuiswerkt. De meest gangbare en evenwichtige aanpak is een gemengd model: een paar vaste plekken op basis van duidelijke criteria en de rest via dagreservering.
Hoe deel je parkeerplekken eerlijk onder medewerkers?
Met openbare, vastgelegde criteria voor vaste plekken (beperkte mobiliteit, servicevoertuigen, bezoekers) en dagreservering met een reserveringstermijn voor de rest. Herzie de criteria elke zes maanden en maak zichtbaar wie wat heeft gereserveerd.
Wat doe je met gereserveerde plekken die uiteindelijk ongebruikt blijven?
Stel de regel in dat reserveringen worden geannuleerd zodra mensen weten dat ze die niet gebruiken, en communiceer dat duidelijk. Een op tijd geannuleerde plek is beschikbaar voor iemand anders. Door elke maand de echte bezetting te bekijken, zie je of het probleem incidenteel of structureel is.
Hoe beheer je plekken voor bezoekers?
Reserveer een paar specifieke plekken voor gasten en klanten en beheer het gebruik ervan volgens dezelfde regels als de rest. Zo voorkom je dat medewerkers ze innemen en bezoekers aankomen zonder plek om te parkeren.
Wanneer loont het om van een spreadsheet over te stappen op parkeerbeheersoftware?
Wanneer er op piekdagen meer mensen dan plekken zijn, of wanneer iemand elke week moet bepalen wie waar parkeert. Een spreadsheet stuurt geen herinneringen, geeft plekken niet zelf vrij en laat niet op elk moment aan iedereen zien wat er vrij is.