Miksi kiinteät paikat lakkaavat toimimasta hybridityössä
Kiinteä paikka on järkevä, kun sen haltija tulee toimistolle joka päivä. Jos hän tulee kolmena päivänä viikossa, paikka on tyhjillään 40 % työajasta, eikä siinä ole vielä huomioitu lomia, matkoja tai sairauspoissaoloja. Samaan aikaan muut työtoverit kiertävät pysäköintialuetta paikkaa etsien tai pysäköivät muualle.
Ongelmalla on kaksi puolta:
- Tyhjiä paikkoja, joita kukaan ei voi käyttää, koska ne ”kuuluvat” jollekulle, joka tekee tänään etätöitä.
- Kysyntähuippuja, jotka todella täyttävät pysäköintialueen, koska hybridityössä ihmiset tulevat usein samoina päivinä (esimerkiksi tiistaina ja keskiviikkona).
Kaavio tiivistää asian: kun 20 henkilöä tulee toimistolle kolmena päivänä viikossa, ruuhkaisimpana päivänä tarvitaan 16 paikkaa, ei 20, ja perjantaina vain 4. Tarvittavan paikkamäärän ratkaisee huippupäivä, ei keskiarvo eikä työntekijöiden määrä.
Tiedot, joita tarvitset ennen jakamista
Viiden luvun avulla voit mitoittaa pysäköintialueen ja päättää tosiasioiden perusteella ilman mielipiteisiin perustuvaa kiistelyä:
- Montako paikkaa teillä on yhteensä ja minkä tyyppisiä (tavallisia, sähköautopaikkoja, esteettömiä, ulkona olevia).
- Kuinka moni on oikeutettu käyttämään niitä.
- Kuinka monena päivänä viikossa kukin tulee toimistolle.
- Mikä viikonpäivä on ruuhkaisin (huippu).
- Kuinka suuri osuus tulee autolla. Loput käyttävät julkista liikennettä, pyöräilevät tai kävelevät.
Esimerkki luvuilla, jotka voit korvata omillasi: 200 hengen yrityksessä, jossa on kolmen toimistopäivän malli, paikalla on keskimäärin noin 120 henkilöä päivässä, mutta tiistaina ja keskiviikkona määrä voi nousta 160:een. Jos 60 % tulee autolla, huippupäivänä tarvitaan 160 × 0,6 = 96 paikkaa. Kun otetaan 10 % marginaali yllätyksiä varten, päästään noin 105 paikkaan.
Jos sen sijaan annatte kiinteän paikan jokaiselle autolla tulevalle (200 × 0,6), tarvitsette 120 paikkaa. Jakamalla säästätte noin 15 paikkaa eli 12 %. Luvut ovat suuntaa antavia: todellinen säästö riippuu siitä, kuinka paljon ihmisten läsnäolopäivät menevät päällekkäin ja kuinka suuri osa paikoista on kiinteitä.
Viisi mallia paikkojen jakamiseen
| Malli | Näin se toimii | Milloin se sopii | Riski |
|---|---|---|---|
| Kiinteä paikka henkilölle | Jokaisella on oma paikkansa joka päivä. | Toimistolla paikan päällä työskentelevä henkilöstö tai pysäköintialue, jossa on runsaasti tilaa. | Tyhjiä paikkoja, kun haltija ei ole paikalla. |
| Päiväkohtaisesti osoitettu paikka | Sama paikka kuuluu yhdelle henkilölle joinakin päivinä ja toiselle muina päivinä. | Tiimit, joilla on vakaa toimistoaikataulu (tiimi A maanantaina ja tiistaina, tiimi B torstaina ja perjantaina). | Hajoaa, jos toimistopäivät muuttuvat. |
| Ensin tullut, ensin palveltu | Ei varausta: ensimmäisenä saapunut pysäköi. | Pysäköintialueet, joilla on selvästi enemmän paikkoja kuin kysyntää. | Aamujonot, kiire ja aikainen saapuminen paikan varmistamiseksi. |
| Päivittäinen varaus | Tietty paikka varataan muutama päivä etukäteen. | Suuri kysyntä ja hybridityö. | Tarvitsee työkalun, ja käyttämättömät varaukset on peruttava. |
| Sekamalli | Muutama kiinteä paikka selkeillä perusteilla ja loput päivittäisellä varauksella. | Useimmat keskikokoiset yritykset, joissa tehdään hybridityötä. | Kiinteiden paikkojen perusteet on määriteltävä ja niille on pystyttävä perustelemaan. |
Sekamalli tasapainottaa parhaiten reiluuden ja tilan hyödyntämisen. Suuntaa antavasti monet yritykset aloittavat pitämällä 10–20 % paikoista kiinteinä ja jakamalla loput. Säädä luku oman pysäköintialueesi tietojen mukaan.
Kiinteiden paikkojen perusteet: näin päätät ilman närää
Sekamallin vaikein kohta on päättää, kuka saa kiinteän paikan. Riitoja ehkäisee ei niinkään itse peruste vaan se, että se on julkinen, kirjattu ja tarkistettavissa. Joitakin yleisiä perusteita:
- Liikuntarajoite tai lääketieteellinen tarve. Se on selkein peruste ja se, josta kiistellään vähiten.
- Huolto- tai yhtiön ajoneuvot, jotka tarvitsevat tietyn paikan.
- Vieraat ja asiakkaat. Muutama vieraille varattu paikka estää työntekijöitä ottamasta niitä.
- Ei vaihtoehtoista kulkutapaa, tai vuorot, jotka alkavat tai päättyvät silloin, kun julkista liikennettä ei ole.
- Tietyt tehtävät, kuten johto, jos yritys päättää säilyttää tämän. Tee se silloin selväksi.
Tarkista lista kuuden kuukauden välein: olosuhteet muuttuvat, ja kiinteä paikka, jota ei enää voi perustella, kuuluu palauttaa jaettuun varantoon.
Säännöt, joilla päivittäinen varaus toimii
- Varausikkuna. Kuinka monta päivää etukäteen voi varata (esimerkiksi 3–7). Lyhyt ikkuna estää sen, ettei kukaan ota koko viikkoa haltuunsa.
- Peru ajoissa. Pyydä ihmisiä perumaan varaus heti, kun he tietävät, etteivät käytä sitä. Vapautunut paikka on paikka jollekulle toiselle.
- Päivien enimmäismäärä henkilöä kohden, kun paikkoja on vähän, jotta huippupäivät jaetaan reilusti.
- Perustellut, dokumentoidut etusijat, esimerkiksi liikuntarajoitteisille henkilöille.
- Kanava ongelmien ilmoittamiseen: jumiin jäänyt puomi, auto toisen paikalla tai vaurioitunut paikka. Määritä, kuka vastaa.
- Kaikille näkyvät säännöt. Julkaise ne paikassa, jossa ihmiset ne oikeasti näkevät, ei vain sähköpostissa, joka hukkuu.
Sääntöä, jota ei voi tarkistaa, ei noudateta. Kalenteri, josta kaikki näkevät, mitkä paikat ovat vapaita ja mitkä varattuja, auttaa paljon enemmän kuin yksikään muistutussähköposti.
Näin teet sen LoomiSpotilla
LoomiSpot on toimiston pysäköinninhallintaohjelmisto. Näin se tukee sekamallia:
- Osoitus henkilölle tiettyinä päivinä kiinteille paikoille ja ensin tullut, ensin palveltu muille.
- Sinä päätät varausikkunan: kuinka monta päivää etukäteen paikan voi varata.
- Värikoodattu kuukausikalenteri (lämpökartta), joka näyttää, montako paikkaa on varattu ja montako vapaana joka päivä, ja antaa sinulle huippupäivän luvun.
- Useita toimistoja, joilla kullakin on omat paikkansa ja oma viikkoaikataulunsa (mitkä päivät on auki, viikonloput mukaan lukien).
- Visuaalinen karttaeditori: piirrät jokaisen kerroksen, sijoitat jokaisen paikan ja merkitset sähköauto-, esteettömät tai ulkona olevat paikat.
- Ongelmien ilmoittaminen sovelluksessa: ongelman huomannut ilmoittaa siitä, seuraa sen tilaa ja keskustelee ylläpitäjien kanssa.
- Web, iOS ja Android samalla käyttöliittymällä ylläpitäjille ja työntekijöille.
Ilmainen paketti sallii enintään 10 paikkaa ja 15 käyttäjää, joten voit kokeilla mallia pienellä pysäköintialueella ennen laajempaa käyttöönottoa.
Usein kysytyt kysymykset
Montako pysäköintipaikkaa hybridityötä tekevä yritys tarvitsee?
Niin monta kuin tarvitaan ruuhkaisimpana päivänä, ei niin monta kuin työntekijöitä on yhteensä. Laskukaavana: toimistolla olevat henkilöt huippupäivänä × autolla tulevien osuus × 1,1 marginaali. Esimerkiksi 160 henkilöä × 0,6 × 1,1 on noin 105 paikkaa, kun taas 120 paikkaa tarvittaisiin, jos jokaisella autoilijalla olisi kiinteä paikka.
Onko parempi kiinteä vai jaettu paikka?
Hybridityössä jaettu, koska kiinteä paikka seisoo tyhjänä niinä päivinä, kun sen haltija tekee etätöitä. Yleisin ja tasapainoisin tapa on sekamalli: muutama kiinteä paikka selkeillä perusteilla ja loput päivittäisellä varauksella.
Miten pysäköintipaikat jaetaan reilusti työntekijöiden kesken?
Julkisilla, kirjatuilla perusteilla kiinteille paikoille (liikuntarajoite, huoltoajoneuvot, vieraat) ja päivittäisellä varauksella ja varausikkunalla muille. Tarkista perusteet kuuden kuukauden välein ja tee näkyväksi, kuka on varannut minkä.
Mitä tehdä varatuille paikoille, jotka jäävät käyttämättä?
Ota käyttöön sääntö, jonka mukaan varaukset perutaan heti, kun tiedetään, ettei niitä käytetä, ja kerro siitä selkeästi. Ajoissa peruttu paikka on jonkun toisen käytettävissä. Todellisen käyttöasteen tarkastelu kuukausittain kertoo, onko ongelma satunnainen vai rakenteellinen.
Miten vieraiden paikat hoidetaan?
Varaa muutama tietty paikka vieraille ja asiakkaille ja hallinnoi niiden käyttöä samoilla säännöillä kuin muita. Näin työntekijät eivät vie niitä eivätkä vieraat saavu paikalle ilman pysäköintipaikkaa.
Milloin kannattaa siirtyä taulukkolaskennasta pysäköinninhallintaohjelmistoon?
Kun huippupäivinä on enemmän ihmisiä kuin paikkoja tai kun jonkun täytyy joka viikko ratkaista, kuka pysäköi minnekin. Taulukko ei lähetä muistutuksia, ei vapauta paikkoja itsestään eikä näytä kaikille, mikä on vapaana juuri nyt.