Miks püsikohad hübriidtöö korral enam ei tööta
Püsikoht on mõistlik siis, kui selle omanik tuleb kontorisse iga päev. Kui ta tuleb kolmel päeval nädalas, seisab koht 40% tööajast tühjana, ja see on veel enne puhkuseid, lähetusi ja haiguspäevi. Samal ajal sõidavad teised kolleegid mööda parklat ringi ja otsivad kohta või jätavad auto väljapoole.
Probleemil on kaks külge:
- Tühjad kohad, mida keegi kasutada ei saa, sest need „kuuluvad” inimesele, kes täna töötab kodus.
- Nõudluse tipud, mis parkla tõesti täis ajavad, sest hübriidtöö korral kipuvad inimesed tulema samadel päevadel (näiteks teisipäeval ja kolmapäeval).
Diagramm võtab selle hästi kokku: kui 20 inimest tuleb kontorisse kolmel päeval nädalas, on kõige koormatumal päeval vaja 16 kohta, mitte 20, ning reedel ainult 4. Kui palju kohti vaja on, määrab tipupäev, mitte keskmine ega töötajate arv.
Andmed, mida vajad enne jaotamist
Viis arvu võimaldavad parkla mõõtmed paika panna ja otsustada faktide, mitte arvamuste põhjal:
- Mitu kohta sul kokku on ja mis tüüpi (tavalised, elektriauto, ligipääsetavad, välikohad).
- Mitmel inimesel on õigus neid kasutada.
- Mitu päeva nädalas iga inimene kontorisse tuleb.
- Milline nädalapäev on kõige koormatum (tipp).
- Kui suur osa tuleb autoga. Ülejäänud kasutavad ühistransporti, sõidavad jalgrattaga või kõnnivad.
Näide arvudega, mille võid asendada omadega: 200 inimesega ettevõttes, kus töötatakse mudelil „kolm päeva kontoris”, on keskmisel päeval kontoris umbes 120 inimest, kuid teisipäeval ja kolmapäeval võib neid olla 160. Kui 60% tuleb autoga, on tipupäeval vaja 160 × 0,6 = 96 kohta. Lisades 10% varu ootamatuste jaoks, teeb see umbes 105.
Kui anda selle asemel iga autoga tulijale püsikoht (200 × 0,6), on vaja 120 kohta. Jagamine säästab umbes 15 kohta ehk 12% vähem. Need on orienteeruvad arvud: tegelik kokkuhoid sõltub sellest, kui palju inimeste tulekupäevad kattuvad ja kui suur osa kohtadest on püsikohad.
Viis mudelit kohtade jaotamiseks
| Mudel | Kuidas see töötab | Millal sobib | Risk |
|---|---|---|---|
| Püsikoht igaühele | Igaühel on iga päev oma koht. | Kontoris töötav kollektiiv või parkla, kus on külluslikult ruumi. | Kohad seisavad tühjana, kui omanikku pole. |
| Päevade kaupa määratud koht | Sama koht antakse ühtedel päevadel ühele inimesele ja teistel teisele. | Meeskonnad, kelle kontoripäevad on püsivad (A-meeskond esmaspäeval ja teisipäeval, B-meeskond neljapäeval ja reedel). | Laguneb, kui kontoripäevad muutuvad. |
| Kes ees, see mees | Broneeringuid pole: kes saabub esimesena, see parkib. | Parklad, kus kohti on nõudlusest märksa rohkem. | Hommikused järjekorrad, kiirustamine ja varakult tulek koha kindlustamiseks. |
| Päevane broneerimine | Konkreetne koht broneeritakse mõni päev ette. | Suur nõudlus ja hübriidtöö. | Vaja on tööriista ning kasutamata broneeringud tuleb tühistada. |
| Segamudel | Mõned püsikohad selgete kriteeriumide alusel, ülejäänud päevase broneerimisega. | Enamik keskmise suurusega ettevõtteid, kus tehakse hübriidtööd. | Püsikohtade kriteeriumid tuleb kindlaks määrata ja neid kaitsta. |
Segamudel tasakaalustab kõige paremini õiglust ja ruumi kasutust. Orientiiriks: paljud ettevõtted alustavad nii, et hoiavad 10 kuni 20% kohtadest püsikohtadena ja jagavad ülejäänud. Kohanda arvu oma parkla andmete järgi.
Püsikohtade kriteeriumid: kuidas otsustada pahameeleta
Segamudeli raske osa on otsustada, kes püsikoha saab. Konflikte hoiab ära mitte konkreetne kriteerium, vaid see, et see on avalik, kirja pandud ja üle vaadatav. Mõned levinud kriteeriumid:
- Liikumispuue või meditsiinilised vajadused. See on kõige selgem ja kõige vähem vaidlustatud kriteerium.
- Teenindus- või autopargi sõidukid, mis vajavad kindlat kohta.
- Külalised ja kliendid. Mõned külalistele reserveeritud kohad takistavad töötajatel neid hõivamast.
- Transpordialternatiivi puudumine või vahetused, mis algavad või lõpevad ajal, mil ühistransporti pole.
- Kindlad ametikohad, näiteks juhtkond, kui ettevõte otsustab seda säilitada. Kui jah, tee see selgelt teatavaks.
Vaata nimekiri üle iga kuue kuu tagant: asjaolud muutuvad ning püsikoht, mis enam põhjendatud pole, peab naasma ühisesse kohtade hulka.
Reeglid, et päevane broneerimine töötaks
- Broneerimisaken. Mitu päeva ette inimesed broneerida saavad (näiteks 3 kuni 7). Lühike aken takistab kedagi terve nädalat endale võtmast.
- Tühistamine õigel ajal. Palu inimestel broneering tühistada kohe, kui nad teavad, et nad seda ei kasuta. Vabastatud koht on koht kellelegi teisele.
- Päevade piirang inimese kohta, kui kohti napib, et tipupäevadel õiglaselt jagada.
- Põhjendatud, dokumenteeritud eelisjärjekord, näiteks liikumispuudega inimestele.
- Kanal probleemidest teatamiseks: kinni jäänud tõkkepuu, auto kellegi teise kohal või kahjustatud koht. Määra, kes reageerib.
- Reeglid, mida kõik näevad. Avalda need kohas, kus inimesed neid näevad, mitte ainult e-kirjas, mis kaob.
Reeglit, mida ei saa kontrollida, ei järgita. Kalender, kus kõik näevad, millised kohad on vabad ja millised broneeritud, annab palju rohkem kui ükski meeldetuletuskiri.
Kuidas seda LoomiSpotiga teha
LoomiSpot on kontori parkimishalduse tarkvara. Segamudelist katab see järgmist:
- Määramine inimesele kindlatel päevadel püsikohtade jaoks ja kes ees, see mees ülejäänud jaoks.
- Broneerimisakna määrad sina: mitu päeva ette saab kohta broneerida.
- Kuukalendri soojuskaart, mis näitab, mitu kohta on iga päev broneeritud ja mitu vaba, ning annab sulle tipupäeva arvu.
- Mitu kontorit, igaühel oma kohad ja nädalagraafik (millistel päevadel on avatud, nädalavahetused kaasa arvatud).
- Visuaalne kaardiredaktor: joonistad iga korruse, paned paika iga koha ning märgid elektriauto, ligipääsetavad või välikohad.
- Probleemidest teatamine rakenduses: kes probleemi märkab, teatab sellest, jälgib selle olekut ja vestleb administraatoritega.
- Veeb, iOS ja Android samasuguse liidesega administraatoritele ja töötajatele.
Tasuta pakett lubab kuni 10 parkimiskohta ja 15 kasutajat, nii et saad mudelit väikeses parklas proovida, enne kui selle laiemalt kasutusele võtad.
Korduma kippuvad küsimused
Mitu parkimiskohta vajab hübriidtööga ettevõte?
Nii palju, kui on vaja kõige koormatumal päeval, mitte nii palju, kui on töötajaid. Arvutus: inimesed kontoris tipupäeval × autoga tulijate osa × 1,1 varu. Näiteks 160 inimest × 0,6 × 1,1 on umbes 105 kohta, võrreldes 120-ga, kui igal autoga inimesel oleks püsikoht.
Kas parem on püsikoht või jagatud koht?
Hübriidtöö korral jagatud, sest püsikoht seisab tühjana päevadel, mil omanik töötab kodus. Levinuim ja tasakaalustatuim lähenemine on segamudel: mõned püsikohad selgete kriteeriumide alusel, ülejäänud päevase broneerimisega.
Kuidas jagada parkimiskohti töötajate vahel õiglaselt?
Avalike ja kirjalike kriteeriumidega püsikohtade jaoks (liikumispuue, teenindussõidukid, külalised) ning päevase broneerimisega broneerimisaknaga ülejäänud jaoks. Vaata kriteeriumid üle iga kuue kuu tagant ja tee nähtavaks, kes mida on broneerinud.
Mida teha broneeritud, aga kasutamata kohtadega?
Kehtesta reegel, et broneeringud tühistatakse kohe, kui inimesed teavad, et nad neid ei kasuta, ja teata sellest selgelt. Õigel ajal tühistatud koht on kellelegi teisele kasutatav. Tegeliku täituvuse igakuine ülevaatus näitab, kas probleem on juhuslik või struktuurne.
Kuidas hallata külaliste parkimiskohti?
Reserveeri külalistele ja klientidele mõned kindlad kohad ning halda nende kasutust samade reeglite järgi kui ülejäänud kohtade puhul. See takistab töötajatel neid hõivamast ja külalistel kohale jõudmast ilma kohata, kuhu auto jätta.
Millal tasub tabelarvutuselt parkimishalduse tarkvarale üle minna?
Kui tipupäevadel on inimesi rohkem kui kohti või kui keegi peab iga nädal kohtunikuks hakkama, kes kuhu parkib. Tabel ei saada meeldetuletusi, ei vabasta kohti ise ega näita kõigile, mis on igal hetkel vaba.