Därför fungerar fasta platser inte vid hybridarbete
En fast plats är meningsfull när innehavaren kommer till kontoret varje dag. Om personen kommer tre dagar i veckan står platsen tom 40 % av arbetstiden, och då har semestrar, resor och sjukfrånvaro inte ens räknats in. Samtidigt kör andra kollegor runt på parkeringen och letar efter en plats, eller parkerar utanför.
Problemet har två sidor:
- Tomma platser som ingen kan använda, eftersom de ”tillhör” någon som jobbar hemifrån i dag.
- Efterfrågetoppar som faktiskt fyller parkeringen, eftersom folk vid hybridarbete tenderar att komma samma dagar (till exempel tisdag och onsdag).
Diagrammet sammanfattar det: med 20 personer som kommer till kontoret tre dagar i veckan behövs 16 platser den mest belastade dagen, inte 20, och på fredagen bara 4. Det som avgör hur många platser ni behöver är toppdagen, inte genomsnittet eller antalet anställda.
Underlaget du behöver innan du fördelar
Fem siffror gör att du kan dimensionera parkeringen och bestämma utifrån fakta, utan diskussioner som bygger på tyckande:
- Hur många platser ni har totalt och av vilken typ (vanliga, elbilsplatser, tillgänglighetsanpassade, utomhus).
- Hur många personer som har rätt att använda dem.
- Hur många dagar i veckan var och en kommer till kontoret.
- Vilken veckodag som är mest belastad (toppen).
- Hur stor andel som kommer med bil. Resten åker kollektivt, cyklar eller går.
Ett exempel med siffror som du kan byta ut mot dina egna: ett företag med 200 personer och en modell med tre kontorsdagar har ungefär 120 personer på plats en genomsnittlig dag, men tisdag och onsdag kan det bli 160. Om 60 % kommer med bil behöver toppdagen 160 × 0,6 = 96 platser. Med 10 % marginal för det oväntade blir det cirka 105.
Om ni i stället ger en fast plats till alla som kommer med bil (200 × 0,6) behöver ni 120 platser. Genom att dela sparar ni ungefär 15 platser, 12 % färre. Det är riktvärden: den verkliga besparingen beror på hur mycket folk överlappar och hur stor andel som är fasta platser.
Fem modeller för att tilldela platser
| Modell | Så fungerar den | När den passar | Risk |
|---|---|---|---|
| Fast plats per person | Var och en har sin egen varje dag. | Personal som är på kontoret hela tiden, eller en parkering med gott om utrymme. | Tomma platser när innehavaren inte är där. |
| Plats som tilldelas per dag | Samma plats går till en person vissa dagar och till en annan andra dagar. | Team med ett stabilt kontorsschema (team A måndag och tisdag, team B torsdag och fredag). | Faller samman om kontorsdagarna ändras. |
| Först till kvarn | Ingen bokning: den som kommer först parkerar. | Parkeringar med betydligt fler platser än efterfrågan. | Köer på morgonen, stress och att man kommer tidigt för att få en plats. |
| Daglig bokning | En bestämd plats bokas några dagar i förväg. | Hög efterfrågan och hybridarbete. | Kräver ett verktyg, och oanvända bokningar måste avbokas. |
| Blandmodell | Några fasta platser enligt tydliga kriterier, och resten genom daglig bokning. | De flesta medelstora företag med hybridarbete. | Ni måste definiera och försvara kriterierna för fasta platser. |
Blandmodellen ger bäst balans mellan rättvisa och utnyttjande av ytan. Som riktvärde börjar många företag med att behålla 10 till 20 % av platserna som fasta och dela på resten. Justera siffran utifrån data från er egen parkering.
Kriterier för fasta platser: så avgör du utan missnöje
Det svåra med blandmodellen är att avgöra vem som får en fast plats. Det som förebygger konflikter är inte själva kriteriet utan att det är offentligt, nedskrivet och går att se över. Några vanliga kriterier:
- Nedsatt rörlighet eller medicinska behov. Det är det tydligaste kriteriet och det som minst ifrågasätts.
- Service- eller tjänstefordon som behöver en särskild plats.
- Besökare och kunder. Några platser reserverade för gäster hindrar att anställda tar dem.
- Inga alternativa transportmedel, eller arbetspass som börjar eller slutar när det inte går någon kollektivtrafik.
- Särskilda roller, till exempel ledningen, om företaget väljer att behålla det. Gör det i så fall tydligt.
Se över listan var sjätte månad: omständigheterna ändras, och en fast plats som inte längre är motiverad bör gå tillbaka till den delade poolen.
Regler som får daglig bokning att fungera
- Bokningsfönster. Hur många dagar i förväg man kan boka (till exempel 3 till 7). Ett kort fönster hindrar någon från att lägga beslag på hela veckan.
- Avboka i tid. Be folk avboka så fort de vet att de inte ska använda platsen. En frigjord plats är en plats för någon annan.
- En gräns för antal dagar per person när platserna är få, så att man delar rättvist på toppdagarna.
- Motiverade, dokumenterade prioriteringar, till exempel för personer med nedsatt rörlighet.
- En kanal för att felanmäla: en bom som fastnat, en bil på någon annans plats eller en skadad plats. Bestäm vem som svarar.
- Regler som alla kan se. Publicera dem där folk faktiskt ser dem, inte bara i ett mejl som försvinner.
En regel som inte går att kontrollera följs inte. En kalender där alla kan se vilka platser som är lediga och vilka som är bokade gör mycket mer nytta än något påminnelsemejl.
Så gör du med LoomiSpot
LoomiSpot är programvara för parkeringshantering på kontoret. Så här stöder den blandmodellen:
- Tilldelning till en person vissa dagar för fasta platser, och först till kvarn för resten.
- Du bestämmer bokningsfönstret: hur många dagar i förväg en plats kan bokas.
- En färgkodad månadskalender (värmekarta) som visar hur många platser som är bokade och hur många som är lediga varje dag, vilket ger dig siffran för toppdagen.
- Flera kontor, vart och ett med egna platser och eget veckoschema (vilka dagar det har öppet, helger inkluderade).
- En visuell kartredigerare: du ritar varje våningsplan, placerar varje plats och markerar elbilsplatser, tillgänglighetsanpassade platser eller platser utomhus.
- Felanmälan från appen: den som upptäcker ett problem rapporterar det, följer ärendets status och chattar med administratörerna.
- Webb, iOS och Android, med samma gränssnitt för administratörer och medarbetare.
Gratisplanen omfattar upp till 10 platser och 15 användare, så att du kan prova modellen på en liten parkering innan du inför den fullt ut.
Vanliga frågor
Hur många parkeringsplatser behöver ett företag med hybridarbete?
Lika många som ni behöver den mest belastade dagen, inte lika många som det totala antalet anställda. Som beräkning: personer på kontoret toppdagen × andel som kommer med bil × 1,1 i marginal. Till exempel är 160 personer × 0,6 × 1,1 ungefär 105 platser, jämfört med 120 om varje person med bil hade en fast plats.
Är det bättre med fasta eller delade platser?
Vid hybridarbete är delade bättre, eftersom en fast plats står tom de dagar då innehavaren jobbar hemifrån. Det vanligaste och mest balanserade upplägget är en blandmodell: några fasta platser enligt tydliga kriterier och resten genom daglig bokning.
Hur delar man parkeringsplatser rättvist mellan anställda?
Med offentliga, nedskrivna kriterier för fasta platser (nedsatt rörlighet, servicefordon, besökare) och daglig bokning med ett bokningsfönster för resten. Se över kriterierna var sjätte månad och gör det synligt vem som har bokat vad.
Vad gör man med bokade platser som blir oanvända?
Inför regeln att bokningar avbokas så fort man vet att man inte ska använda dem, och kommunicera den tydligt. En plats som avbokas i tid kan användas av någon annan. Om ni varje månad går igenom den faktiska beläggningen ser ni om problemet är tillfälligt eller strukturellt.
Hur hanterar man platser för besökare?
Reservera några bestämda platser för gäster och kunder och hantera användningen enligt samma regler som för övriga. Då hindrar ni att anställda tar dem och att besökare kommer utan någonstans att parkera.
När lönar det sig att gå från ett kalkylblad till programvara för parkeringshantering?
När det finns fler personer än platser på toppdagar, eller när någon varje vecka måste avgöra vem som parkerar var. Ett kalkylblad skickar inga påminnelser, frigör inte platser av sig självt och visar inte för alla vad som är ledigt just nu.