Parkplätze im Unternehmen bei hybridem Arbeiten zuweisen

Warum feste Plätze bei hybridem Arbeiten nicht mehr funktionieren

Ein fester Platz ergibt Sinn, wenn seine Inhaberin oder sein Inhaber jeden Tag ins Büro kommt. Wer an drei Tagen pro Woche kommt, lässt den Platz 40 % der Arbeitszeit leer stehen, und das noch vor Urlaub, Dienstreisen und Krankheit. Währenddessen kreisen andere Kolleginnen und Kollegen über den Parkplatz und suchen eine Lücke oder parken außerhalb.

Das Problem hat zwei Seiten:

• Leere Plätze, die niemand nutzen kann, weil sie jemandem „gehören“, der heute im Homeoffice ist.
• Nachfragespitzen, die den Parkplatz tatsächlich füllen, weil bei hybridem Arbeiten die meisten an denselben Tagen kommen (zum Beispiel dienstags und mittwochs).

Die Grafik fasst es zusammen: Bei 20 Personen, die an drei Tagen pro Woche ins Büro kommen, braucht der Spitzentag 16 Plätze, nicht 20, und der Freitag nur 4. Wie viele Plätze du brauchst, bestimmt der Spitzentag, nicht der Durchschnitt und nicht die Zahl der Mitarbeitenden.

Die Daten, die du vor der Vergabe brauchst

Fünf Zahlen helfen dir, den Parkplatz zu dimensionieren und mit Fakten statt mit Meinungen zu entscheiden:

1. Wie viele Plätze du insgesamt hast und welcher Art sie sind (Standard, E-Ladesäule, barrierefrei, im Freien).
2. Wie viele Personen sie nutzen dürfen.
3. An wie vielen Tagen pro Woche jede Person ins Büro kommt.
4. Welcher Wochentag am stärksten ausgelastet ist (die Spitze).
5. Welcher Anteil mit dem Auto kommt. Die übrigen nutzen öffentliche Verkehrsmittel, das Fahrrad oder gehen zu Fuß.

Ein Beispiel mit Zahlen, die du durch deine eigenen ersetzen kannst: Ein Unternehmen mit 200 Personen und einem Modell mit drei Bürotagen hat an einem durchschnittlichen Tag etwa 120 Personen im Büro, dienstags und mittwochs können es aber 160 sein. Kommen 60 % mit dem Auto, braucht der Spitzentag 160 × 0,6 = 96 Plätze. Mit 10 % Reserve für Unvorhergesehenes sind es rund 105.

Gibst du dagegen allen, die mit dem Auto kommen, einen festen Platz (200 × 0,6), brauchst du 120 Plätze. Durch das Teilen sparst du etwa 15 Plätze, also 12 % weniger. Das sind Richtwerte: Die tatsächliche Einsparung hängt davon ab, wie stark sich die Anwesenheiten überschneiden und wie hoch der Anteil fester Plätze ist.

Fünf Modelle zur Platzvergabe

Das gemischte Modell bringt Fairness und Platznutzung am besten in Einklang. Als Richtwert behalten viele Unternehmen zu Beginn 10 bis 20 % der Plätze als feste Plätze und teilen den Rest. Passe die Zahl an die Daten deines eigenen Parkplatzes an.

Kriterien für feste Plätze: so entscheidest du ohne Groll

Das Schwierige am gemischten Modell ist die Entscheidung, wer einen festen Platz bekommt. Konflikte verhindert nicht das einzelne Kriterium, sondern dass es öffentlich, schriftlich festgehalten und überprüfbar ist. Einige gängige Kriterien:

• Eingeschränkte Mobilität oder medizinischer Bedarf. Das ist das klarste und am wenigsten umstrittene Kriterium.
• Service- oder Flottenfahrzeuge, die einen bestimmten Stellplatz brauchen.
• Besuchende und Kundschaft. Ein paar für Gäste reservierte Plätze verhindern, dass Mitarbeitende sie belegen.
• Keine Alternative zum Auto oder Schichten, die beginnen oder enden, wenn kein öffentlicher Verkehr fährt.
• Bestimmte Rollen, zum Beispiel die Geschäftsführung, falls das Unternehmen daran festhält. Wenn ja, mach es ausdrücklich transparent.

Überprüfe die Liste alle sechs Monate: Die Umstände ändern sich, und ein fester Platz, der nicht mehr gerechtfertigt ist, gehört zurück in den gemeinsamen Pool.

Regeln, damit die Tagesbuchung funktioniert

1. Buchungsfenster. Wie viele Tage im Voraus gebucht werden darf (zum Beispiel 3 bis 7). Ein kurzes Fenster verhindert, dass jemand die ganze Woche reserviert.
2. Rechtzeitig stornieren. Bitte die Leute, eine Buchung sofort zu stornieren, sobald sie wissen, dass sie sie nicht nutzen. Ein freigegebener Platz ist ein Platz für jemand anderen.
3. Eine Begrenzung der Tage pro Person, wenn Plätze knapp sind, damit an Spitzentagen fair geteilt wird.
4. Begründete, dokumentierte Prioritäten, zum Beispiel für Personen mit eingeschränkter Mobilität.
5. Ein Meldeweg für Probleme: eine klemmende Schranke, ein Auto auf einem fremden Platz oder ein beschädigter Platz. Lege fest, wer reagiert.
6. Regeln, die alle sehen können. Veröffentliche sie dort, wo die Leute hinschauen, nicht nur in einer E-Mail, die untergeht.

Eine Regel, die sich nicht überprüfen lässt, wird nicht befolgt. Ein Kalender, in dem alle sehen, welche Plätze frei und welche gebucht sind, bewirkt weit mehr als jede Erinnerungs-E-Mail.

So geht es mit LoomiSpot

LoomiSpot ist eine Software für Büro-Parkplatzverwaltung. So unterstützt sie das gemischte Modell:

• Zuweisung an eine Person an bestimmten Tagen für feste Plätze und „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ für den Rest.
• Du legst das Buchungsfenster fest: wie viele Tage im Voraus ein Platz gebucht werden darf.
• Eine Heatmap im Monatskalender, die zeigt, wie viele Plätze an jedem Tag gebucht und wie viele frei sind, und dir so die Zahl für den Spitzentag liefert.
• Mehrere Büros, jedes mit eigenen Plätzen und eigenem Wochenplan (an welchen Tagen es geöffnet ist, Wochenenden eingeschlossen).
• Ein visueller Karteneditor: Du zeichnest jede Etage, platzierst jeden Platz und markierst die E-Ladesäulen, barrierefreien oder Plätze im Freien.
• Problemmeldungen direkt in der App: Wer ein Problem bemerkt, meldet es, verfolgt den Status und schreibt mit den Admins.
• Web, iOS und Android mit derselben Oberfläche für Admins und Mitarbeitende.

Der kostenlose Plan erlaubt bis zu 10 Plätze und 15 Nutzende, sodass du das Modell auf einem kleinen Parkplatz ausprobieren kannst, bevor du es ausrollst.